Xavier De Poorter a accompagné des centaines d’entrepreneurs sur le terrain depuis de nombreuses années. Fondateur de Wikipreneurs, d’ICHEC PME et ingénieur de gestion de formation, Xavier a trop souvent constaté que beaucoup trop d’entrepreneurs rencontraient des problèmes avec les chiffres et la gestion. Il a décidé de lancer un nouveau bootcamp au sein de Wikipreneurs : « En route vers une activité sûre et rentable ».
Comment vous est venue l’idée de ce bootcamp en gestion ?
Le point de départ, c'est que je suis souvent frappé de constater les problèmes que rencontrent la plupart des entrepreneurs avec les chiffres et la gestion. Et c'est vrai, à la fois au démarrage, mais c'est vrai aussi pour des boîtes existantes. J’ai déjà accompagné beaucoup d’entreprises où c'est exactement la même chose : on se rend vite compte que les gens ne connaissent pas vraiment leurs chiffres. C'est également le cas pour des gens qui ont étudié l'économie, voire la gestion, ce qui est très étonnant. Quand il faut faire un budget, une trésorerie, des financements... et bien tout à coup, ce n’est pas aussi clair que ça. Pourtant et c’est bien l’objectif de cette formation, c’est tout à fait possible de rendre cela simple avec un tableau Excel afin de permettre à l’entrepreneur d’avoir une vue claire sur le budget de l’activité dont il est question.
D'où vient ce manque de contrôle et de compétences en matière de gestion chez les entrepreneurs ?
C’est sans doute d'abord une question de priorités : quand tu es entrepreneur, tu passes du temps à tes clients, à tes produits… Et, quand il faut s'occuper de la gestion on se dit : "on fera ça plus tard" et c'est le jour où le comptable appelle pour demander les différents documents de la TVA que c’est « panique à bord , où sont mes factures, etc. ». Trop rares sont les gens qui utilisent les chiffres pour gérer, pour décider, pour savoir si il faut aller à gauche, à droite ou encore, miser sur tel ou tel produit. C’est tout à fait dommageable car les chiffres sont LE véritable tableau de bord de l’entrepreneur. Une deuxième raison, c'est surement le fait de penser que c'est compliqué et enfin, la troisième et dernière raison qui explique le lancement de ce bootcamp, c’est sans doute parce que les entrepreneurs n’ont pas les bons outils à disposition.
Que conseillez-vous pour permettre aux entrepreneurs de reprendre les rennes de la gestion ?
C’est indispensable de mettre en place une petite organisation de gestion la plus simple possible. Premièrement, il faut organiser la relation avec son comptable : savoir ce que l’on veut, ce que l’on attend de lui, que fait-il, que faites vous etc. J’ai réalisé à l’époque une enquête sur l'entrepreneur et le comptable et un des constats c'est qu’ « on choisit son comptable par hasard ». En revanche, pour acheter un GSM ou un PC on va comparer, on va se renseigner. Le comptable pourtant est une personne clé, c’est lui qui accompagne l’entrepreneur pendant toute la vie de la société. Je conseille toujours de prendre au moins une fois par an ou tous les 6 mois une session de conseil avec lui. Certes, le comptable n’est ni un gestionnaire, ni un entrepreneur, mais il connait les chiffres et connait également vos chiffres. Il a peut-être un benchmark et peut donner son avis sur les pricing en faisant parler vos chiffres et en les analysant.
En matière de chiffres et d’outils de gestion, qu’est-ce qui est indispensable ?
La première chose, c'est le budget et il faut le faire soi-même pour pouvoir le comprendre. Je déconseille les logiciels tout fait parce qu'on encode, on appuie sur enter et quand on questionne un peu les entrepreneurs sur les détails, sur l'impact d'une décision ou d'un changement, on se rend compte qu’ils ne savent pas interpréter les chiffres générés. Donc ça, ça ne va pas et c’est même dangereux. Il faut se rendre compte que le budget va être le tableau de bord de l’entrepreneur pour piloter son activité. Les chiffres peuvent faire peur et être synonyme de stress, mais il faut les voir. Il ne faut surtout pas piloter à vue. Quand on laisse dérouler son activité, on croit que ça va mais on est incapable de savoir et de comprendre les endroits où l’on gagne et ceux ou l’on perd de l'argent. C’est donc le meilleur moyen de se prendre le mur… Mettre en place une gestion, c'est mettre en place un petit tableau de bord qui est simple et s'il il n'y a qu'un seul outil à avoir, c'est le budget.
Dans les détails, à quoi correspond un budget ?
Quand on fait son budget, on regarde les dépenses, on regarde les revenus, on regarde le résultat pour cette année-ci, pour l'année prochaine, etc. Le tableau de bord est là, vous avez une vue concrète sur ce qui se passe. La deuxième chose fondamentale que l’on abordera également pendant la formation, c’est l’optimisation de ce budget. Ainsi, on va regarder dans les dépenses : où est-ce qu'il n y a pas moyen de faire mieux ou d'avoir plus pour la même chose. Et puis, on va travailler les revenus. Dans les revenus. Il y a plusieurs aspects : parfois on ne s’en rend pas compte, mais il y a des produits ou des prestations où on croit qu'on gagne de l'argent, mais en fait on est tout simplement en perte et continuer à vendre ce genre de prestation, c’est clairement creuser son trou. Enfin, il y a le pricing ainsi que les différents business model que l’on peut utiliser. C’est simple et c’est toujours la même chose : sur une même idée, un même produit-service, on dispose de plusieurs possibilités pour pouvoir le délivrer.
Quel est l’intérêt de mettre en place ce budget ?
Il a clairement l'avantage de fixer les objectifs et les limites. Quand on sait qu’on doit vendre « tant de produits et/ou services » cela permet de voir s’il faut s’inquiéter pour vendre plus ou si les chiffres sont bons et qu’on peut alors souffler un peu. Si les chiffres peuvent amener un certain stress, ils peuvent aussi et surtout amener de la motivation. De toutes façons, les chiffres attestent de la réalité de la boîte : plus vite on les connaît et les maîtrise, plus on a de chances d'y arriver ! Trop souvent, on met beaucoup d'énergie dans les clients, les prestations, le suivi, etc. Et on ne met pas cette énergie dans les chiffres, alors que les chiffres ce n'est pas beaucoup de temps. On ne va jamais passer 5 jours par mois à travailler un budget. En revanche, il faut bien le mettre en place au début et le réactiver dès qu'il y a quelque chose d'important qui se passe dans la société.
Y a t-il d’autres outils à intégrer à son tableau de pilotage ?
Oui, il y a ce qu’on appelle le tableau de trésorerie, il permet également de voir ce que l’on doit sortir, et ce, dont on dispose. Il met parfois en lumière la nécessité et l’intérêt de demander des acomptes à des clients pour pouvoir anticiper un éventuel investissement. On réalise un tableau de trésorerie sur un tableau Excel en disant par exemple : « le 1er janvier, il y a autant sur le compte ce mois-ci, il y a tant d'argent qui va rentrer et autant qui va sortir et je mettrai à la fin du mois la somme X sur le compte qui sera la même que celle inscrite au 1er février ». Vous l’aurez compris, l’enjeu, c'est de ne pas descendre en dessous de zéro puisque descendre en dessous de zéro, c’est très dangereux et c’est à ce moment précis que l’entrepreneur peut se retrouver en situation de faillite.
Quand et comment se protéger pour éviter cette situation de faillite ?
Ce que j'aime bien dire et faire avec les entrepreneurs que j’accompagne, c'est de calculer la réserve qu'il faudrait avoir en nombre de mois d'activité. Bill Gates disait : « moi j'essaye toujours d'arriver le plus vite possible à avoir un an d'activité en réserve ». Et là, forcément quand cela est possible, les nuits sont beaucoup plus tranquilles. La trésorerie, il faut y être attentif quand on sent que c'est tendu : plus on est proche de zéro, plus il faut être précis.
Budget, trésorerie, optimisation, allez-vous aborder d’autres thématiques lors du bootcamp ?
Nous aborderons aussi le nerf de la guerre de l’entrepreneur à savoir, sa propre rémunération. C'est frappant de voir qu'il y a un certain nombre d'entrepreneurs qui travaillent sans relâche et qui ne comprennent pas bien les mécanismes de rémunération. En effet, ils ne savent pas réellement à la fin de l’année, combien ils auront pu se payer et ce qu'ils payent vraiment comme cotisations, comme impôts, etc. Inutile de faire un dessin, ce flou n'est vraiment pas rassurant. C'est embêtant de constater cela, car de nouveau, ce sont des mécanismes qui ne sont pas si compliqués. Ce que j’ai envie d’offrir aux entrepreneurs, c’est de leur permettre de ne pas se contenter de naviguer à vue. On va traduire leur situation dans un budget, dans un tableau de trésorerie, avec des financements si nécessaire, dans la mise en place d'une organisation quotidienne de gestion qui veille à une bonne rémunération.
Une des idées du bootcamp en gestion est : "en route vers le zéro faillite ». Pouvez-vous nous l’expliquer ?
Alors bien sur, ça ne veut pas dire qu'il n'y aura plus de faillites. Quand on se lance dans un projet, on ne sait jamais dire si ça va fonctionner. Ce qu’il faut à tout prix éviter c’est le scénario du : « je me lance et puis j'essaye, sans trop regarder le côté gestion, puis ça part en vrille. Et puis tout à coup, je perds plein d’argent. Et là, c’est la faillite et je dois payer pendant une partie de ma vie ». En revanche ce qu’on peut faire, c’est mettre beaucoup de choses de son côté avec une bonne gestion pour prévoir, contrôler les choses de manière d’abord à éviter les problèmes et ensuite à optimiser les résultats et pérenniser le développement.
. Quand on interroge des entrepreneurs qui ont du succès, la plupart du temps, on se rend compte qu'ils maîtrisent hyper bien leurs chiffres… .
Et donc je voudrais amener un maximum d’entrepreneurs (indépendants et petites entreprises, au démarrage et ensuite dans la phase de développement) à (re)prendre le contrôle de leur gestion, de manière assez simple, pour pouvoir mettre ensuite leur énergie au service de leur projet, de leurs clients et de leur épanouissement… Hâte d’accueillir les premiers !
