Gérez vos stocks comme un pro ! Grâce à cette fiche pratique complète, apprenez à créer, comprendre et utiliser une fiche de stock pour éviter ruptures, surstocks et pertes financières.
Inclus : un modèle Excel gratuit à télécharger.
🧾 Sommaire
- Qu’est-ce qu’une fiche de stock ?
- Pourquoi tenir une fiche de stock ?
- Quels sont les différents niveaux de stock ?
- Comment faire une fiche de stock efficace ?
- Comment utiliser une fiche de stock ?
- Exemple de tableau de fiche de stock
- Télécharger notre modèle Excel gratuit
- Comment construire un tableau de gestion des stocks efficace ?
1. Qu’est-ce qu’une fiche de stock ?
La fiche de stock retrace l'historique des achats et ventes de produits de votre entreprise. Elle récapitule tous les mouvements, permet de suivre l'évolution du stock et de commander dès que le besoin se présente.
La fiche de stock permet d'avoir les informations nécessaires sur chacun de vos produits, de suivre les entrées et les sorties en stock de ce produit et de connaître le stock final en fin de mois, en quantité et en valeur.
Les stocks sont constitués des marchandises, matières, fournitures et/ou produits que l’entreprise possède en réserve dans ses entrepôts, afin d'avoir constamment à disposition des biens à vendre, et ainsi de faire face à la demande, ou des biens à consommer pour produire.
Elle vous donne une vision claire et chiffrée de vos stocks à tout moment, et vous aide à mieux planifier vos commandes.
👉 Objectif : Suivre les mouvements des produits pour éviter les ruptures ou les excédents.
2. Pourquoi tenir une fiche de stock?
Dans le commerce, les mouvements de marchandises sont constants : elles entrent en stock après un achat ou un retour, puis en sortent lorsqu’elles sont vendues ou utilisées ou cassées.
👉 Si les entrées sont faciles à tracer (car basées sur les prix d’achat), les sorties, elles, sont plus complexes à suivre et à valoriser. Pourquoi ? Parce que les produits ont souvent été achetés à différents moments, à des prix variables, pas toujours encodés, ... Résultat : difficile de savoir exactement combien vaut le stock restant.
🎯 La fiche de stock permet de suivre ces mouvements de manière simple et claire. Elle permet d’éviter les problèmes suivants.
❌ Le surstock : argent immobilisé et perte de trésorerie, produits qui deviennent obsolètes ou périment.
❌ La rupture de stock : ventes perdues, clients mécontents (qui vont chez les concurrents), image négative.
❌ Des erreurs de commande : basées sur une estimation au lieu de données réelles.
❌ Un inventaire non fiable : difficulté de piloter l’activité correctement.
Et ce qu’elle apporte :
✅ Une vision claire du stock à chaque instant.
✅ Une meilleure gestion des approvisionnements.
✅ Une aide à la décision pour les réassorts et le choix des tendances et des produits.
✅ Une meilleure anticipation des besoins dans le temps.
Une gestion des stocks optimisée garantit alors aux entreprises de réduire leurs coûts en ayant les bonnes quantités au bon moment. Trouver cet équilibre permet de maximiser le profit.
3. Quels sont les différents niveaux de stock ?
- Le stock minimum : niveau de stock en dessous duquel il ne faut pas descendre pour éviter toute éventuelle rupture de stock.
- Le stock maximum: niveau de stock à ne pas dépasser. Sert également de base pour calculer les quantités qu’il faut commander.
- Le stock théorique: niveau de stock que l’entreprise pense posséder en se basant sur les entrées et les sorties.
- Le stock réel: niveau de stock que l’entreprise possède vraiment suite à l’analyse de l’inventaire et au comptage physique (ou inventaire).
4. Comment faire une fiche de stock efficace ?
📌 Une fiche de stock à jour, c’est du temps gagné et des ventes sécurisées.
Une fiche de stock (ou fiche de magasin) doit toujours être claire, précise et à jour. En cas d’imprévu – une commande urgente, une rupture, un retard fournisseur – c’est votre meilleur allié pour prendre une décision rapide. Sans ce document, vous risquez aussi de passer à côté d’informations stratégiques de vos fournisseurs.
🛠️ Astuce : créez votre fiche de stock dès qu’un nouvel acheteur passe commande. C’est le moment idéal pour structurer vos flux et anticiper les prochaines demandes.
🎯 Pour un·e responsable commercial·e, c’est un outil indispensable pour piloter l’activité au quotidien.
Pas besoin de logiciel complexe : un tableau Excel ou une Google Sheets bien structurée suffit. En un seul tableau, vous disposez d'une fiche de stock renouvelable chaque mois. Cette fiche garantit une bonne gestion du stock en vous permettant de lister tous vos produits et d'indiquer les quantités en commençant par celle de la fin du mois qui précède.
Notre exemple de fiche de stock intègre toutes les données essentielles à la bonne gestion de votre stock:
- La liste des produits (noms et références des articles en stock)
- La date
- L'état du stock initial à la fin du mois précédent
- Les entrées (achats, retours, production)
- Sorties (ventes, pertes, vols, casse)
- Le stock disponible : stock initial + entrées - sorties
- La consommation moyenne par mois pour les 3 mois qui précèdent
- Le délai de livraison
Cet exemple de fiche de stock comporte également 3 postes importants et particulièrement utiles:
- Le stock de sécurité : il équivaut à la consommation moyenne d'un demi mois (calculée sur base des 3 mois précédents), de manière à éviter des non-ventes à cause de ruptures de stock ou à cause d’un éventuel retard de livraison tout en minimisant le coût d'investissement dans ce stock.
- Le seuil de recommande (ou stock d’alerte) : il correspond à l'équivalent d'un mois de consommation moyenne (si il faut un mois pour être livré) - et à deux mois pour les produits qui ont un délai de livraison de 2 mois - auquel on rajoute le stock de sécurité.
- Les quantités commandées : elles correspondent en général à la consommation moyenne mensuelle, sauf pour les mois particuliers, comme avril ou octobre par exemple, durant lesquels il faut renforcer les stocks en vue des ventes d'été et de fin d'année. Cette dernière notion n'est qu'indicative. Le gestionnaire des stocks l'adaptera en fonction des réalités. L'important reste d'avoir une bonne connaissance de l'état de ses stocks, et donc d'avoir une bonne gestion et de maîtriser les notions de seuil de sécurité et de seuil de recommande.
Nb : si vous décidez d’ajouter le prix de vente fixé pour ce produit, vous pourrez également avoir une vue sur le taux de marge commerciale.
Grâce à notre exemple de feuille de stock, vous serez en mesure de rationaliser vos procédés de gestion de stock en quelques minutes à peine.
5. Comment utiliser une fiche de stock ?
- Mettez-la à jour après chaque mouvement (entrée ou sortie).
- Faites des points hebdomadaires pour vérifier les écarts.
- Planifiez vos commandes selon le stock minimum et le délai de livraison.
- Utilisez-la pour vos informations comptables et de marge.
- Faites un inventaire physique régulier pour corriger les écarts éventuels.
👉 C’est aussi un bon outil de communication entre magasinier, comptable et direction.
6. Exemple de tableau de fiche de stock
7. Téléchargez notre modèle Excel gratuit
🎁 Un modèle simple, personnalisable et prêt à l’emploi.
👉 Téléchargez gratuitement notre exemple de fiche de stock au format excel.
Bonus : une version Google Sheets utilisable en ligne pour ceux qui préfèrent le travail collaboratif.
8. Comment construire un tableau de gestion des stocks efficace ?
Pour bien gérer vos stocks, rien de tel qu’un tableau structuré. Il vous permet de visualiser en un coup d’œil les mouvements de produits, d’anticiper les ruptures et de calculer vos marges.
💡 En pratique, beaucoup d’entreprises utilisent la méthode du coût unitaire moyen pondéré (CUMP). Elle consiste à calculer la moyenne des prix d’achat des produits, pondérée selon les quantités achetées sur une période donnée (généralement à la fin du mois).
🧱 Les éléments clés à inclure dans votre tableau :
🔹 Pour chaque produit :
-
- Désignation (nom de l’article)
- Taux de marge commerciale
- Coût d’achat unitaire moyen
- Prix de vente moyen.
🔹 Pour chaque mouvement, organisez les données en 3 colonnes principales :
-
- Entrées (achats, livraisons…)
- Sorties (ventes, consommations…)
- Stock final (calculé automatiquement).
🎯 Et pour un suivi complet, ajoutez des sous-catégories :
-
- Date du mouvement
- Libellé (achat, vente, retour…)
- Quantité
- Montant en euros.
📌 Astuce : prévoyez une colonne pour le calcul du taux de marque si vous souhaitez suivre de près votre rentabilité.
