Wat is een voorraadlijst?
De voorraadlijst geeft de geschiedenis weer van de aan- en verkopen van jouw onderneming. Het vat alle bewegingen samen, stelt je in staat de evolutie van de voorraad te volgen en te bestellen zodra de behoefte zich voordoet.
De voorraadkaart verschaft de nodige informatie over elk van jouw producten, laat je toe de in- en uitgangen van de voorraad van dit product te volgen en de eindvoorraad op het einde van de maand te kennen, in hoeveelheid en in waarde.
Voorraden bestaan uit goederen, materialen, voorraden en/of producten die de onderneming in reserve heeft in haar magazijnen, om voortdurend goederen beschikbaar te hebben voor de verkoop, en dus om te voldoen aan de vraag, of goederen te verbruiken voor de productie.
Waarom is het belangrijk om de voorraadbewegingen te volgen?
Het maken van een voorraadlijst zal je helpen te voorkomen
- te veel voorraad: jouw geld wordt tijdelijk bevroren door jouw stockhoeveelheid en je loopt het risico dat jouw producten bederven of verouderd worden.( in het geval van bederfbare of technologische producten)
- het hebben van te weinig voorraad: stockonderbrekingen en back-orders leiden tot omzetverlies en zijn slecht voor het imago van een bedrijf. Te kleine voorraden leiden over het algemeen tot ontevreden klanten die niet zullen aarzelen om naar de concurrent te gaan.
Een geoptimaliseerd voorraadbeheer zorgt ervoor dat bedrijven hun kosten verminderen doordat zij op het juiste moment over de juiste hoeveelheden beschikken. Het vinden van dit evenwicht helpt de winst te maximaliseren.
Wat zijn de verschillende voorraadniveaus?
- Minimumvoorraad: het voorraadniveau waaronder je niet mag gaan om een mogelijk voorraadtekort te voorkomen.
- Maximumvoorraad: het voorraadniveau dat niet mag worden overschreden. Het wordt ook gebruikt als basis voor de berekening van de te bestellen hoeveelheden.
- Theoretische voorraad: het voorraadpeil dat de onderneming denkt te hebben op basis van ontvangsten en uitgiften.
- De werkelijke voorraad: het voorraadpeil dat het bedrijf werkelijk heeft als resultaat van de voorraadanalyse en de fysieke telling.
Hoe ziet het voorraadblad eruit en hoe moet het worden ingevuld?
In één enkele Excel-tabel heb je een voorraadblad dat elke maand kan worden vernieuwd. Dit blad garandeert een goed voorraadbeheer doordat het jou in staat stelt al jouw producten op te sommen en de hoeveelheden aan te geven, te beginnen met die van het einde van de vorige maand.
Ons voorbeeld van een voorraadfiche bevat alle essentiële gegevens voor een goed beheer van jouw voorraad:
- De lijst van producten (namen van artikelen in voorraad)
- De datum
- De stand van de voorraden aan het einde van de vorige maand
- Boekingen (aankopen)
- Output (verkoop)
- Beschikbare voorraad
- Gemiddeld verbruik per maand gedurende de laatste 3 maanden
- De leveringstermijn
Dit voorbeeld van een voorraadlijst bevat ook 3 belangrijke en bijzonder nuttige rubrieken:
- De veiligheidsvoorraad: dit is het gemiddelde verbruik gedurende een halve maand (berekend op basis van de 3 voorafgaande maanden), ten einde niet-verkoop als gevolg van voorraadtekorten of een mogelijke vertraging in de levering te voorkomen en tegelijkertijd de investeringskosten in deze voorraad zo laag mogelijk te houden.
- De aanbevelingsdrempel (of alarmvoorraad): deze komt overeen met het equivalent van het gemiddelde verbruik van één maand (aangezien de levering één maand duurt) - en twee maanden voor producten met een leveringstermijn van twee maanden - plus de veiligheidsvoorraad.
- Bestelde hoeveelheden: deze stemmen in het algemeen overeen met het gemiddelde maandelijkse verbruik, behalve in de maanden april en oktober, wanneer voorraden moeten worden aangelegd voor de verkoop in de zomer en aan het einde van het jaar. Dit laatste begrip is slechts indicatief. De voorraadbeheerder zal het aanpassen aan de realiteit. Het komt erop aan een goede kennis te hebben van de toestand van uw voorraden, en dus een goed beheer te voeren en de begrippen "veiligheidsdrempel" en "aanbevelingsdrempel" te beheersen.
Nb: Indien je besluit de verkoopprijs voor dit product toe te voegen, zal je ook een beeld kunnen krijgen van de commerciële marge.
Met onze voorbeeldvoorraadlijst kan je jouw voorraadbeheerprocessen in enkele minuten stroomlijnen.
Download onze gratis voorbeeld voorraadlijst in excel formaat.
