Intern communiceren: hulpmiddelen en problemen

1. Doelstellingen van interne communicatie

Interne communicatie wordt vaak verwaarloosd maar is van essentieel belang voor een groeiend bedrijf.  Wanneer zij vloeiend en harmonieus is, circuleert de informatie verticaal (op alle niveaus van de hiërarchie) en horizontaal (tussen afdelingen, vestigingen, werknemers en externe leveranciers). Het verbetert de efficiëntie en de samenhang van de organisatie en motiveert de werknemers.

Interne communicatie is veel meer dan alleen het delen van informatie. Het is een element van succes voor de onderneming in zoverre het veranderingen begeleidt, werknemers verenigt rond een specifiek project, successen in de verf zet of het delen van ideeën en kennis aanmoedigt.

Specialisten in interne bedrijfscommunicatie zijn het erover eens dat werknemers niet "blindelings aan een collectief werk kunnen deelnemen". Kennis en bewustzijn van de doelstellingen van de onderneming dragen bij tot de betrokkenheid van de werknemers. Toegang tot informatie, het verenigen van projecten, het delen van successen, het ondersteunen van verandering... in al zijn dimensies bevordert interne communicatie ontegensprekelijk de motivatie. (e-marketing)

Communicatie is een zaak van iedereen. Het moet langs vier lijnen worden ontwikkeld:

• opleiding: het verwerven van de vaardigheden die nodig zijn voor de uitoefening van een beroep,
• informeren: gemakkelijk toegang hebben tot de gegevens en documenten die nodig zijn om vooruit te komen,
• motiveren: successen vieren en de rol van de werknemers naar waarde schatten,
• federeren: een gevoel van saamhorigheid geven door in te spelen op gemeenschappelijke waarden.

Bij de ontwikkeling van het Danone-programma "One person, one share, one voice" gaat het om het volgende: de managers hebben een strategisch kader gedefinieerd op basis van het doel; alle medewerkers worden opgeleid in de verwachtingen en de structuur ervan en worden vervolgens uitgenodigd om hierover te discussiëren op een speciaal platform en hun mening te geven over de actieplannen. Voor Danone gaat het hier niet om een eenmalige deal, maar om een wijziging van het bestuursmodel  (bron: l'ADN)

Vandaag verwachten werknemers van hun werkgevers dat zij de toegang vergemakkelijken tot informatie en gegevens die nuttig zijn voor hun werk, maar ook dat zij hen integreren in het ontwikkelingsproces van het bedrijf.  

2. De instrumenten voor interne communicatie 

Er zijn vele en uiteenlopende instrumenten voor interne communicatie. Samenwerkingsplatforms, sociale netwerken van bedrijven, chat, enz. Digitale hulpmiddelen zorgen voor een revolutie in de interne communicatie en openen nieuwe perspectieven, zoals de digitale werkplek. 

Alvorens voor de ene of de andere oplossing te kiezen, is het beter de doelstellingen nauwkeurig te bepalen om te vermijden dat je op het laatste nieuwe modieuze instrument springt om het enkele maanden later te laten vallen.

Communicatie wordt in de loop van de tijd opgebouwd en wordt dagelijks gevoed. Welk instrument je ook kiest, je moet het laten werken, regelmatig bijwerken en voeden. Het is de dynamiek die je weet door te voeren die de groepscohesie zal bevorderen en de teamgeest zal ontwikkelen.

Communicatie is menselijk voordat zij technologisch werd. Het gemak van digitale hulpmiddelen mag je niet doen vergeten dat jouw bedrijf des te beter vooruit gaat als de werknemers zich gewaardeerd voelen.

Top-down communicatiemiddelen

Traditionele communicatiemiddelen zijn in de eerste plaats gericht op het verspreiden van informatie onder alle werknemers. Dit soort communicatie is van essentieel belang, vooral als de onderneming deel uitmaakt van een netwerk of met veel externe medewerkers samenwerkt.

In top-down communicatie vinden we vooral "passieve" instrumenten zoals:

• Intranet: beveiligd en gecontroleerd, dit is het instrument waaraan veel grote groepen de voorkeur geven. Het geeft toegang tot de kennisbank van het bedrijf en tot vele officiële documenten.
• Mededelingsborden: moeten op strategische plaatsen worden geplaatst, zodat zij voor iedereen zichtbaar zijn. Ze zijn alleen nuttig als ze regelmatig worden bijgewerkt.
• Bedrijfskrant: geeft een menselijker gezicht aan het bedrijf.
• Townhall-vergadering: nuttig wanneer het aantal werknemers groot wordt en op voorwaarde dat je open blijft staan voor dialoog.
• Feestelijke gebeurtenis: essentieel voor de ontwikkeling van de groepscohesie.

Bottom-up communicatie-instrumenten

Feedback is net zo belangrijk als het doorgeven van boodschappen van het management. Als de manager de gemoedstoestand van de werknemers kent, kan hij het bedrijf beter leiden.

Onder de instrumenten van bottom-up communicatie, vinden we :

• Feedback: met apps zoals Tandem
• Enquête-instrumenten zoals Frizby
• De ideeënbus: fysiek of virtueel, om initiatieven, innovaties, enz. aan te moedigen.
• Teambuilding: elkaar beter leren kennen en ideeën uitwisselen buiten de werkplek
• Gebeurtenissen: om een persoon, een succes, een mijlpaal te vieren

Integratie-instrumenten (on-boarding kit)

Het welkomstpakket dat elke nieuwe werknemer krijgt is zeer doeltreffend en bevat alle informatie die nodig is om een goede start in het bedrijf te nemen. Dit welkomstpakket, dat regelmatig wordt bijgewerkt en gepersonaliseerd, wordt door nieuwkomers zeer op prijs gesteld. Sommige bedrijven gaan tot het uiterste in verpakking en inhoud. 

Cross-functionele communicatiemiddelen

Essentieel voor de goede werking van het bedrijf en voor projectbeheer of samenwerking tussen afdelingen.

Onder de instrumenten die worden gebruikt om uitwisselingen te vergemakkelijken, vinden we:

• Gedeelde agenda: essentieel voor projectbeheer en samenwerking.
• Teamvergaderingen: effectief als ze regelmatig en doelgericht zijn en niet te lang duren
• Notulen en notulen van vergaderingen
• Apps voor onmiddellijke communicatie, zoals Slack.

3. 12 digitale instrumenten voor interne communicatie

Laten we de belangrijkste interne communicatiemiddelen eens kort bekijken.

1. Intranet

Zij zijn ontworpen om de werknemers op de hoogte te houden van wat er in het bedrijf gebeurt, maar verliezen aan kracht omdat zij als te passief, te duur en te ingewikkeld worden beschouwd om op te zetten en te onderhouden.  Bovendien maakt volgens sommige studies slechts 13% van de werknemers dagelijks gebruik van hun intranet. 

2. E-mails

Er is meermaals gezegd dat hij dood is. Toch is de informatiestroom via e-mail nog steeds enorm. Belangrijk of niet, onmiddellijke aandacht vereist of niet, ze zijn vaak synoniem met verlies van tijd en productiviteit. Daarom wenden veel mensen zich tot andere oplossingen die meer samenwerken, efficiënter en sneller zijn. 

3. Projectbeheerinstrumenten

Ook al zijn het geen communicatiemiddelen op zich, hulpmiddelen zoals Trello of Asana maken een betere samenwerking (en communicatie) binnen een team mogelijk.  Zij zijn vooral nuttig voor onmiddellijke en gerichte communicatie tussen teams die samenwerken aan hetzelfde project, maar zij moeten worden aangevuld met meer algemene hulpmiddelen voor algemene bedrijfscommunicatie.

4. Interne nieuwsbrief

Met een beetje creativiteit zijn interne nieuwsbrieven een geweldige manier om uw werknemers te betrekken en hen op de hoogte te houden van het bedrijf. U kunt nieuwe aanwervingen voorstellen, successen vieren, of informatie over de industrie, innovatie, enz. uitzenden. Pas echter op voor de manier waarop ze worden afgeleverd: verzonden per e-mail, vallen ze misschien niet op tussen de constante stroom van te verwerken informatie. 

5. Instant messaging

Tools zoals Slack zijn bijzonder populair en worden door veel organisaties gebruikt. Zij maken zowel teaminteracties als privédiscussies tussen leden van dezelfde groep mogelijk. Deze hulpmiddelen zijn ideaal voor samenwerking, maar minder nuttig voor de verspreiding van informatie binnen de organisatie.

6. Software voor het delen van documenten

Wist je dat werknemers gemiddeld 2,5 uur per dag besteden aan het zoeken naar de informatie die ze nodig hebben? Daarom zijn tools als Google Drive, Dropbox of OneDrive waardevol. Maar om doeltreffend te zijn, moet de informatie op een logische manier gestructureerd, georganiseerd en gesegmenteerd zijn. Want als het zoekproces niet intuïtief is, zullen uw werknemers het waarschijnlijk niet gebruiken. 

7. Video conferencing tools

Videoconferencingoplossingen (Zoom, Webex of Google Hangout) stellen externe werknemers in staat om op een persoonlijker niveau contact te leggen dan via messaging toepassingen. Dit vermindert de reistijd en andere gerelateerde bedrijfskosten. Deze oplossingen zijn natuurlijk bedoeld om gesprekken tussen teams te vergemakkelijken, niet om alle werknemers erbij te betrekken.

8. Interne podcasts

Uit onderzoek van LinkedIn blijkt dat 42% van de mensen tussen 18 en 34 jaar minstens één keer per week naar podcasts luistert. Als ze het goed doen, kunnen werkgevers het opkomende succes van podcasts benutten door effectief met hun werknemers te communiceren. Maar omdat deze vorm van communicatie in de eerste plaats eenrichtingsverkeer is, zal zij moeten worden gecombineerd met andere instrumenten die uitwisseling en deelneming aanmoedigen. Instrumenten om te overwegen zijn onder meer: Simplecast, Storyboard, UStudio.

9. Zakelijke blog

Een bedrijfsblog is een geweldig idee om werknemers en managers aan te moedigen inhoud te genereren die werknemers willen lezen. Deze blogs kunnen gaan over uiteenlopende onderwerpen die verband houden met interne of externe gebeurtenissen binnen het bedrijf, zoals digitale transformatieprojecten of fusies en overnames, verhalen van werknemers, verwezenlijkingen en mijlpalen van het bedrijf, enz.

10. Interne sociale media

Interne sociale media zijn de laatste jaren in opkomst als intern communicatiekanaal. Het belangrijkste doel ervan is de betrokkenheid van de werknemers te vergroten. Het gebruik van interne sociale media verbetert de kennisdeling, samenwerking en communicatie tussen werknemers en management.

11. Enquête- en feedbackinstrumenten 

De beste manier om uw bedrijf voortdurend te verbeteren is uw werknemers om hun mening en gedachten te vragen.  Tools zoals Survey Monkey maken het gemakkelijk om waardevolle gegevens te verzamelen en dienovereenkomstig verbeteringen aan te brengen.

12. Instrument voor belangenbehartiging van werknemers 

Om ervoor te zorgen dat al uw medewerkers optimaal toegang hebben tot informatie, maakt SMARP (of Limber) jouw leven gemakkelijker door je in staat te stellen de juiste informatie aan de juiste medewerkers te leveren via de kanalen en apparaten van hun voorkeur.

• Smarp is beschikbaar op smartphone of desktop en bevat vele functies zoals
• Platform inhoud
• Gepersonaliseerde stroom (op basis van rol, taal, locatie, enz.)
• Tweezijdige communicatie
• Dashboard met persoonlijke statistieken
• Intern sociaal netwerk (commentaar, aandelen, enz.)
• Instrument voor betrokkenheid (spelletjes, beloningen, campagnes, ...)

In een notendop, Smarp helpt je om:

• Informeren: verspreiden van nuttige en gepersonaliseerde informatie voor elke werknemer
• Geloofwaardigheid opbouwen: door hun activiteit kan elke werknemer zijn geloofwaardigheid ontwikkelen
• Netwerk: contacten en samenwerking tussen werknemers vergemakkelijken
• Connect: verbind verschillende tools voor communicatie, samenwerking en het delen van documenten
• Betrek: benadruk het succes van elk individu en zijn impact op de algemene strategie
• Invloed: elke werknemer kan een merkambassadeur worden door relevante informatie extern te delen.

4. Tot besluit

Om dit lange artikel samen te vatten, nodigen wij jou uit om de video van de Shadoks over interne communicatie in bedrijven te bekijken. Het mag dan uit 1972 dateren, maar het is nog steeds perfect relevant!