Voorspellingen en voorraadbeheer

Doelen Doelen

Kies jouw leveranciers, koop in en beheer jouw voorraden.

Wanneer? Wanneer?

Zodra je een beroep doet op belangrijke leveranciers.

Met wie? Met wie?

Wikipreneurs' KMO-vriendelijke leveranciers of andere leveranciers.

Het nodige

In het geval van een onderneming (bakkerij, textiel, speelgoedwinkel, ...) of een bedrijf dat materialen verwerkt (timmerwerk, metaalbewerking, ...) is voorraadbeheer van essentieel belang voor de goede werking van het bedrijf.

Het opzetten van een effectief voorraadbeheerproces kan je helpen om :

  • jouw werkkapitaal (uw financiële "reserve") te verhogen
  • verkooptrends te analyseren;
  • jouw inventaris om te zetten in geld.

Doeltreffend voorraadbeheer is het plannen, controleren en organiseren van de stroom nuttige goederen en materialen. Het gaat erom de juiste producten in de juiste hoeveelheden te bestellen om aan de behoeften van de klanten te voldoen en tegelijk de voorraad te laten ‘roteren’.

Een goed voorraadbeheer helpt de kosten te drukken en schaalvoordelen te realiseren.

1. Uw voorraden beheren

De voorraden optimaal beheren is een belangrijke maar delicate bezigheid waarbij je aandacht moet hebben voor meerdere elementen :

  1. Kwaliteit van de leverancier: kwaliteit van de ontvangen producten, termijnen, regelmaat, flexibiliteit, snelheid van reactie, soliditeit, enz.
  2. Keuze: de kunst om de markt, haar ontwikkelingen en tendensen aan te voelen maakt vaak het verschil, vooral in de sectoren mode, textiel, speelgoed of vrijetijdsartikelen.
  3. Te bestellen hoeveelheid: als je te weinig bestelt, loop je het risico verkoop mis te lopen en klanten ontevreden te stellen; als je te veel bestelt, blijf je met voorraden zitten, wat tot kosten en waardeverlies leidt (verouderde of uit de mode geraakte producten). Je moet het juiste compromis vinden! Afhankelijk van jouw activiteit zijn indicatieve formules (minimumvoorraad, omloopsnelheid, enz.) beschikbaar bij jouw sectorfederaties.
  4. Timing: afhankelijk van het seizoen (lente-zomer/herfst-winter, enz.), het weer of gebeurtenissen (filmrelease, nieuwjaar, enz.), kan het tijdstip waarop je de goederen bestelt van cruciaal belang zijn.
  5. Kosten: opslag heeft zijn eigen kosten (behandeling, ruimte, beveiliging, diefstal, enz.) en gebruikt geld dat "slapend" is. Daarom is de snelheid van jouw voorraadrotatie belangrijk: hoe sneller een aangekocht product wordt verkocht, hoe minder het zal kosten.

 

2. Controle van de voorraden

  • Wees flexibel, vooral als je een nieuwe speler op de markt bent en elke prognose dus onzeker is. Ga na in hoeverre het mogelijk is onverkochte goederen (in goede staat) aan jouw leveranciers terug te zenden.
  • Gebruik een geavanceerd voorraad-monitoring instrument. Dit is uiteraard van essentieel belang om de stand van de voorraden te kennen (aankopen - verkopen - verliezen en diefstallen) en om de bestellingen optimaal te plannen ("punt" of moment van bestelling, hoeveelheden, kosten).
  • Op financieel gebied zullen de aanloopkosten vaak aanzienlijk zijn, aangezien je de eerste voorraden moet aanleggen en het enige tijd zal duren om deze te verkopen en het geld te innen.
  • Op boekhoudkundig vlak moet je jouw accountantskantoor vragen jou concreet uit te leggen hoe de voorraden worden gewaardeerd, want dit is een ingewikkelde technische aangelegenheid.
  • Om de voorraden dagelijks te beheren, zijn er verschillende efficiënte softwarepakketten op de markt. Ze zullen je meestal tijd besparen.

 

3. Vereenvoudigd voorraadbeheer

Als jouw beheer echter vrij eenvoudig is, kan je beginnen met eenvoudige documenten die je zelf maakt, zoals voorraadbladen in Excel (zie Hulpmiddel voor voorraadbladen). Het principe is eenvoudig:

  • Je codeert de producten in INPUTS wanneer je een levering ontvangt;
  • Je voert de producten in als OUTPUTS wanneer je een verkoop doet;
  • Het verschil geeft je je THEORISCHE STOCK.

 

Met deze gegevens kan je dan jouw  gemiddeld verbruik over een periode berekenen, wetende dat het principe is dat u voor de komende periode (volgende maand bijvoorbeeld)

  • genoeg producten om de periode voor een nieuwe bestelling te overbruggen;
  • en een veiligheidsvoorraad die alleen in noodgevallen wordt aangeraakt.

 

Ten slotte moet een besteldrempel worden vastgesteld waarbij de bestelling van het (de) product(en) in gang wordt gezet, rekening houdend met de tijd die nodig is om het product te ontvangen en met het gemiddelde verbruik.

voor verder


Organisatie

Het Lean Canvas

Het Lean Canvas is een evolutie van het BMC (Business Model Canvas), aangepast aan start-ups en gebaseerd op de Lean Startup-methodologie. Ash Maurya creëerde de Lean Canvas tool in 2010