Projectbeheer: instrumenten en beste praktijken

1. De grondbeginselen van projectbeheer

De toepassing van beproefde methoden en het gebruik van efficiënte instrumenten is geen garantie voor het welslagen van een project. Waarom niet? Simpelweg omdat boven elk project een team staat. 

Mensen zijn het hart van elk project

Het is het team dat een project al dan niet tot een succes maakt. Haar motivatie, inzet en geestdrift maken het verschil. En de vaardigheden die nodig zijn om te slagen gaan veel verder dan technische kennis.  Helaas is projectmanagement te vaak gericht op methoden, processen en instrumenten in plaats van op de dynamiek van de groep: de juiste mensen vinden, ervoor zorgen dat zij goed samenwerken en iedereen in de groep waarderen en motiveren.

Communicatie en samenwerking

Werken in een team is niet gemakkelijk. Vooral wanneer de leden van een groep elkaar niet goed kennen. Daarom is het belangrijk teamleden niet alleen op hun technische vaardigheden te selecteren, maar ook op hun vermogen om samen te werken en anderen te vertrouwen.

Het centraliseren van communicatie en documenten op één plaats is essentieel. Onlineplatforms kunnen schema's, documenten, opmerkingen en notulen van vergaderingen centraliseren en tegelijkertijd directe projectbesprekingen aanmoedigen. Elke werknemer moet autonoom kunnen werken, zonder uren te verspillen aan het zoeken naar informatie.

Lean management

De dagen dat projectmanagers de regen en de zon lieten schijnen, liggen ver achter ons. Vandaag hangt het succes van een project af van de nauwe en doeltreffende samenwerking van alle teamleden. Aangezien echter niets als vanzelfsprekend kan worden beschouwd, is het van belang regelmatig evaluatievergaderingen te houden en een proces van voortdurende verbetering in te stellen. Iedereen heeft iets bij te dragen aan het teamwork.

Flexibiliteit en wendbaarheid

Een te strikte planning creëert stress. De projecten worden echter steeds complexer. Onverwachte gebeurtenissen zijn vaak schering en inslag. Daarom is het nodig om de nodige flexibiliteit aan de dag te leggen teneinde zich vlot aan veranderingen te kunnen aanpassen.

2. 9 redenen om een projectbeheersinstrument te gebruiken

Naarmate uw bedrijf groeit en het aantal taken en projecten toeneemt, wordt een projectmanagementtool noodzakelijk voor jou en jouw team.

De meeste projectmanagement tools zijn gemakkelijk te leren en bieden een handig dashboard en handige functies.  Hier volgen enkele van de voordelen van deze hulpmiddelen:

1. Duidelijkheid: Met de dashboards die de meeste tools bieden, heb je een duidelijk en nauwkeurig overzicht van de voortgang van het project.
2. Samenwerking: Projectmanagement tools helpen je om taken op de juiste manier en efficiënt te delegeren. Bepaal de prioriteiten en wijs ze toe aan de juiste mensen.
3. Planning: de voortgang van het team bewaken, vergaderingen plannen, tijdig informatie verstrekken en de voortgang van het project delen.
4. Delen: alle documenten en bestanden worden gecentraliseerd. Teamleden hebben er toegang toe waar en wanneer ze die nodig hebben.
5. Interne en externe communicatie - mogelijkheid om geautomatiseerde berichten te versturen of om aangepaste berichten te creëren.
6. Integratie met andere toepassingen en software. Verbind al de tools en toepassingen om de kans op fouten en tijdverlies te verkleinen.
7. Effectievere besluitvorming met nauwkeurigere projecttracering en gegevensanalyse, waardoor je beter kan beoordelen wat moet worden gestopt of verbeterd.
8. Klantentevredenheid - de mogelijkheid om een ondersteunende klantendienst te integreren om te reageren op vragen en opmerkingen van klanten.
9. Bespaar geld en energie - verspil geen kostbare tijd meer aan taken die geautomatiseerd kunnen worden.

3. 7 online hulpmiddelen voor projectbeheer

Veel projectmanagement software pakketten hebben gratis versies, maar die zijn meestal vrij beperkt. De meeste bieden echter een gratis proefperiode aan. Neem de tijd om te testen voordat je voor de ene of de andere oplossing kiest.

Hier zijn enkele van de populairste projectmanagement tools die door ondernemers, freelancers en een KMO’s worden gebruikt.

TRELLO

Trello herdenkt projectbeheer in de vorm van een kanban-bord, waar elke "kaart" een taak vertegenwoordigt die moet worden voltooid. Zodra je de lijst van taken hebt vastgesteld, waaraan je mensen en termijnen kan toewijzen, kan je de kaarten eenvoudig van de ene kolom naar de andere slepen om verslag uit te brengen over de voortgang van het project.

Je kan ook documenten, opmerkingen, enz. toevoegen en delen. De interface is volledig intuïtief.

ASANA

Net als met Trello kan je met Asana taken aanmaken en toewijzen aan teamleden en ze organiseren in borden. Borden kunnen worden aangepast en gesorteerd op categorie of status (niet gestart, in uitvoering, voltooid).

Het Asana-platform omvat directe en groepsberichten, en berichten die in een gesprek worden verzonden, kunnen met één klik worden omgezet in uitvoerbare taken.

In de kalenderweergave kan je taken plannen en in één oogopslag zien wanneer je aan de beurt bent.

AIRTABLE

Een beetje anders dan de vorige twee tools, wordt Airtable soms vergeleken met Excel op steroïden.

Hiermee kan je allerlei soorten informatie opslaan (namen, video's, afbeeldingen, concepten, objecten, opmerkingen, ...), ze structureren, ze delen met medewerkers en er in verschillende vormen aan werken.

Airtable onderscheidt zich door het dynamisch beheer van items: is de taak uitgevoerd? Is er contact opgenomen met die-en-die? Is de checklist compleet? Velden kunnen worden toegevoegd; lijsten worden zo praktisch en functioneel, kunnen worden gedeeld, opgemaakt, ingevoegd...

Natuurlijk kan je beginnen vanaf een blanco pagina (maar de leercurve is waarschijnlijk langer) of vanaf een van de vele sjablonen die worden aangeboden voor bijna elk activiteitengebied (en dit is de grote kracht van Airtable).

Je kan uw gegevens structureren zodat ze eruit zien als een inventaris, een Kanban-grafiek, een kalender, een catalogus of een ander document dat bij uw project past.

WIMI

Dit is de nummer één online project management oplossing in Frankrijk. Het brengt meer dan 200 functionaliteiten samen om het werk van jouw teams te organiseren, de projecten en activiteiten te beheren en efficiënt intern te communiceren. Dankzij de organisatie per werkruimte kan je de projecten structureren en ze gelijktijdig uitvoeren zonder het risico te lopen dat je het overzicht verliest.

Je kan de interne teams, de externe medewerkers, de partners en klanten samenbrengen op het Wimi platform. Met het fijnmazige beheer van rechten kunt u de toegangsrechten tot de verschillende werkruimten, mappen en modules van Wimi nauwkeurig beheren.

NUTCACHE

Nog een doordachte alles-in-één tool voor het beheren en opvolgen van jouw teamprojecten van A tot Z. Het vergemakkelijkt de productiestroom door alle informatie en uitwisselingen van de verschillende deelnemers aan een project te centraliseren. Je kan het 30 dagen gratis uitproberen, voordat je een betalend abonnement neemt.

Freelancers en startende ondernemers houden van Nutcache omdat het alles bevat wat ze nodig hebben, van het bijhouden van de tijd die aan verschillende taken wordt besteed tot facturering en onkostenbeheer (voor een onbeperkt aantal klanten zodra je een upgrade naar het Pro-pakket doet). 

Je kan de voortgang van jouw projecten beheren met tabellen, lijsten of kaarten, afhankelijk van jouw werkgewoonten. Je kan medewerkers, maar ook externe klanten of partners uitnodigen om met jou aan uw projecten te werken, om opmerkingen, notities en allerhande documenten te delen.

BASECAMP

Basecamp is een van de beste projectbeheeroplossingen voor samenwerking. Er is een discussieforum, een chatprogramma, onbeperkte gebruikers, onbeperkte projecten en 500 GB opslagruimte. Maar er is maar één prijs: $99/maand voor je hele team.

Dit verklaart waarom dit instrument meestal wordt gebruikt door grotere groepen of complexere projecten.

FREEDCAMP

Freedcamp is een "licht" open source alternatief voor Basecamp voor freelancers. Gratis of goedkoop. Onbeperkte projecten, Kanban-borden, kalender, taakbeheer, tijdregistratie, chat, enz. De opslag wordt echter gemeten in MB, wat een stap terug is vergeleken met de GB van de meeste projectbeheeroplossingen.

4. Andere platforms voor online projectbeheer

Er zijn talrijke hulpmiddelen voor projectbeheer. Als u bij de 7 hierboven niet vindt wat u zoekt, volgen hier nog enkele andere, die tot de bekendste en populairste behoren: 

• Wrike
• ClickUp
• Monday
• Hive
• TeamGantt
• LiquidPlanner
• Notion