Offrez une sécurité juridique à vos projets : les formalités et documents juridiques pour PME

1. Les différentes façons de protéger votre idée

En phase de création, il est recommandé de fournir la preuve que vous êtes à l’origine de l’idée, de façon à limiter les risques si vous présentez votre projet à certains partenaires, investisseurs, etc.

Voici quelques outils qui permettent de protéger son idée :

• La marque: il s’agit d’un signe qui est utilisé par une entreprise afin de distinguer ses produits et ses services de ceux d’une autre entreprise sur le marché. Pour être enregistré en tant que marque, le signe doit, notamment, avoir un caractère distinctif, être licite, disponible et être susceptible d’être représenté dans le registre (il faut donc amener quelque chose de concret).
• Le brevet: est un droit exclusif et temporaire d’interdiction d’une durée de 20 ans généralement concernant une invention, qui est octroyé en échange d’une divulgation de l’invention et de son application pratique. Un brevet est, notamment, soumis aux exigences cumulatives suivantes :
  - La nouveauté : l’invention ne doit pas exister au jour de son dépôt ;
  - Caractère inventif : l’invention ne doit pas découler de manière évidente de ce qui existe au jour du dépôt de l’invention ;
  - Application industrielle : l’invention ne doit pas être purement théorique ;
  - Licéité de l’invention : respect de l’ordre public et des bonnes mœurs.

Le dépôt d’un brevet est une procédure assez lourde qui représente un coût en temps et argent.

• Le secret d’affaires: il s’agit du savoir-faire ou des informations de nature commerciale, notamment, d’une entreprise qui ne peuvent pas être brevetés ou protégés par un autre droit de propriété intellectuelle.
  La différence avec le brevet est que ce dernier est public alors que le secret d’affaires est caractérisé par la notion de secret. Un secret d’affaires doit remplir ces 3 conditions :
  - Il doit s’agir d’un secret
  - Il doit avoir une valeur commerciale : il faut que ça rapporte à l’entreprise.
  - Vous devez avoir pris des dispositions raisonnables pour préserver la confidentialité de votre secret d’affaires. Exemples : installer un pare-feu dans votre système informatique pour éviter d’être hacké ou installer des caméras de surveillance, en fonction des situations.
  
  
• Le droit d’auteur protège toutes les œuvres originales qui reflètent la personnalité de leur créateur (notion très large qui recouvre beaucoup de situations). Le droit d’auteur confère certains droits à l’auteur de l’œuvre :
  - Les droits économiques : communication, reproduction et distribution qui permettent de contrôler, de manière générale, la divulgation de l’œuvre ;
  - Les droits personnels ou moraux : qui permettent de contrôler, notamment, l’intégrité de l’œuvre.

Pour aller plus loin, consultez la fiche « Protéger mon idée d’entreprise ».

Les NDA et les lettres de mission avec les conseillers et les fournisseurs

Préalablement à ces modes de protection, qui sont assez formalistes et qui nécessitent certaines conditions pour que la protection soit effective, il est possible de protéger votre idée au moyen des NDA (non-disclosure agreements) & des lettres de missions.

 

Les non-disclosure agreements sont des clauses de confidentialité, et plus particulièrement des documents qui formalisent un engagement de confidentialité.
Par exemple : Vous êtes au stade de l’idée, celle-ci n’est donc pas encore protégée et vous ne voulez pas qu’elle sorte de votre structure. Pour développer votre idée en vue de la mettre en application, vous allez nécessaire devoir interagir avec des partenaires. On vous conseille alors d’envoyer des documents formalisant l’engagement de confidentialité auprès des techniciens/experts que vous allez consulter. Exemple de clause de confidentialité :
« Le destinataire traitera toute information envoyée par l’émetteur comme confidentielle. Le destinataire s’engage à ne pas utiliser ou divulguer ces informations confidentielles à un tiers sans l’accord exprès écrit de l’émetteur, à l’exception des sociétés affiliées au destinataire et des consultants du destinataire, à condition qu’ils s’engagent aux mêmes obligations de confidentialité. »

Les lettres de missions sont des documents par lesquels l’Entrepreneur mandate un conseiller pour une mission précise. Il décrit précisément les conditions et la nature de la mission réalisée par le prestataire. Ce document détermine :
- L’étendue des missions confiées; 
- Les caractéristiques/conditions à respecter; 
- Les échéances à respecter; 
- Le coût des prestations ou le budget maximal convenu.

2. Structure juridique à mettre en place

Dès que votre idée est protégée de manière adéquate, se posera la question de savoir comment organiser votre structure pour mener à bien le projet défini.

2.1. Premières lignes directrices entre porteurs du projet

Vous trouverez une liste non-exhaustive de ces questions dans le visuel ci-dessous.

Il est conseillé de regrouper par écrit les réponses à ces différentes questions, dans des documents que l’on nomme « Letter of Intent » ou « Memorandum of Understanding ».

Cette « Letter of Intent » n’a pas encore de valeur contractuelle dès lors qu’elle n’est pas encore signée par plusieurs parties. Il s’agit plutôt d’une sorte de mise par écrit du brainstorming, de ce qu’on a compris, de ce qu’on veut faire. Il est toutefois possible de lui en conférer une valeur contractuelle plus tard, en l’intégrant dans un contrat par exemple.

2.2. Le pacte d’actionnaires

L’objectif principal du pacte d'actionnaires est d'assurer et d’encadrer la relation et la coexistence d'associés pouvant avoir des intérêts divergents. Le pacte d’actionnaires, contrairement à la « Letter of intent », est un contrat en tant que tel. Ce qui y est prévu est plus précis et les parties y sont tenues. On y retrouve des informations sur les associés, les parts de chacun, les modes de décision, le mode des cessions des parts sociales, etc. Il doit être détaillé afin d’éviter les discussions en cas de conflit.

• Il détermine le nombre de parts attribuées à chacun dans la société ;
• Cession des parts/actions: à quel prix ? A partir de quand peut-on céder ses parts ? A qui peut-on les céder  et dans quel ordre de préférence ? Les autres associés-actionnaires peuvent-ils s’opposer à la cession ?
  
  Laurent Willemart : « Par exemple, vous comptez développer une application web. Vous avez un codeur dans votre équipe, vous pouvez prévoir que tant qu’il n’y a pas eu commercialisation du bien ou du service, il est interdit de sortir de la société, ou à certaines conditions ».
  
  
• Concernant la gestion de la société: qui prendra quelles décisions ? Comment les décisions seront-elles prises ? Comment résoudre les situations de blocage ?

Pour en savoir plus, découvrez l’outil « Pacte d’actionnaires ».
Pour consolider le cœur réel de votre association, utilisez aussi l’outil « Préparer votre association ».

2.3. Forme juridique : société ou personne

Il est ensuite nécessaire de songer à la forme juridique vers laquelle vous souhaitez vous diriger. Plusieurs options s’offrent à vous : exercice en personne physique ou par le biais d’une société. Dans ce deuxième cas, différentes formes de sociétés existent en Belgique qui présentent toutes des avantages et inconvénients distincts et qui se prêtent mieux ou moins bien à une situation particulière.

Entreprise individuelle: vous vous lancez en tant qu’indépendant.e (exercice en personne physique)

Avantages :

• Facilité de création
• Faibles coûts de constitution
• Comptabilité simplifiée

Inconvénients :

• Pas de distinction entre votre patrimoine privé et professionnel.
• Moins de possibilités fiscales
• Plus difficile pour monter des projets importants, engager une équipe
• Moins crédible

La société à responsabilité limitée (SRL) : il s’agit de la forme qu’on retrouve le plus couramment parmi les petites et moyennes entreprises.

Avantages :

• Possibilité de constituer la société seul.e ou à plusieurs
• Responsabilité des associés limitée aux apports
• Absence de capital minimum
• Plus de possibilités fiscales
• Possibilités de développements, de mise en place d’une équipe, …
• Bénéfice soumis à l’ISOC

Inconvénients :

• Passage devant le Notaire obligatoire
• Frais de constitution à payer en une fois à la création
  
  

La société anonyme (SA)
La principale différence se retrouve dans la gestion de la société. Le conseil d’administration sera tout à fait différent de la SRL.

Avantages :

• Un seul actionnaire
• Distinction entre le patrimoine des actionnaires et de la société

Inconvénients :

• Capital important : min. 61.500 euros
• Passage devant Notaire obligatoire
  
  

La société coopérative (SC)

Avantages :

• Entrée/sortie libre – pas de formalités administratives contraignantes
• Actions librement cessibles entre les différents associés
• Responsabilité des associés limitée aux apports

Inconvénients :

• Passage devant le Notaire obligatoire
• Caractère coopératif

Mais aussi…

• La société en nom collectif (SNC)
• La société commandite (SCS)
• La société simple

Il est possible de changer de structure juridique en cours d’activité. Le processus dépendra de votre stade de développement et d’autres critères liés à votre activité (exemple : passage de personne physique en SRL ; passage d’une SRL vers une SA ; etc.)

Pour aller plus loin, consultez la fiche « Quel type d’activité ou de société créer ? ».

3. Siège de votre activité

Une fois que vous avez choisi votre forme juridique, vous allez devoir établir un siège social : il s’agit de l’adresse administrative de votre société. Cette adresse sera publique et publiée au Moniteur belge ainsi qu’auprès de la Banque Carrefour des Entreprises.

• Choix important puisque par exemple, en cas de litige, les tribunaux et cours compétents dépendront du lieu de votre siège social
• La notion de siège de direction effective est également importante pour le choix de la langue officielle, les subsides et en droit fiscal.

Exemple : Si vous avez une activité dans différents pays, et que votre siège administratif est en Belgique, vous devrez alors prouver que le siège de direction est bien en Belgique aussi. Cela vous permettra d’être soumis à l’impôt des sociétés en Belgique.

La question du choix d’un lieu pour votre activité est également liée à différents contrats :

• Bail commercial: « Un bail commercial est un bail d'immeuble ou de parties d'immeuble affecté principalement par le locataire ou par un sous-locataire à l'exercice d'un commerce de détail ou à l'activité d'un artisan directement en contact avec le public ». Il s’agit généralement d’un bail de 9 ans. Tous les 3 ans, vous pouvez raccourcir ce bail ou l’annuler à conditions d’un préavis de 6 mois.
• Contrat de droit commun (bail de bureaux) : bail de 3 ans (généralement) pour des immeubles qui sont affectés à une occupation de bureau. Ces contrats impliquent une plus grande liberté. Il y a donc une possibilité de négocier les conditions.
• Contrat de prestation de services: pour les co-working, par exemple. On peut le résilier à tout moment sous certaines conditions.
• Contrat de bail commercial à courte durée: exemple de pop-up/start-up qui ne savent pas où mettre leur siège social/qui sont en pleine évolution. Ce bail concerne une période d’un an ou moins.
  
  

Cette capsule a été réalisée en collaboration avec les cabinets Bibtax et van Cutsem.

4. Relations avec les fournisseurs, les distributeurs et les clients

Dans le cadre de votre activité, vous allez être en relation avec vos fournisseurs, vos clients ou encore avec vos distributeurs. Ces relations seront également encadrées au niveau contractuel.

4.1. Relations avec les fournisseurs

Les contrats varient fortement en fonction du type de fournisseur.

4.2. Distribution/ Vente directe

• Vente indirecte : la vente peut se faire indirectement (via des intermédiaire). Vous opérez alors via des distributeurs, et signez un contrat avec eux. Ces contrats sont très variés. 
• Vente directe : si vous vendez en direct auprès de vos clients, il y aura aussi une série de contrats à mettre en place, notamment des conditions générales de vente ou d’utilisation.

Dans tous les cas, le plus important est que le contrat corresponde à votre activité, vos engagements, mais aussi à vos besoins. 

4.3. Contrat (vente ou prestation de services) et CGV (conditions générales de vente)/CGU (conditions générales d’utilisation)

Voici une liste de toute une série d’éléments qui se retrouvent généralement dans les contrats et dans les conditions générales (à tailler sur mesure) :

• Parties au contrat ;
• Objet du contrat ;
• Droits et obligations des parties et modalités : point essentiel. Il est important de bien définir les rôles et missions des parties au contrat, que vous soyez le prestataire, vendeur ou acheteur;
• Garanties ;
• Contrepartie économique (prix) et modalités de paiement : quand on négocie avec des fournisseurs professionnels c’est toujours sans TVA. Avec des consommateurs c’est toujours TTC ;
• Durée : veiller à ménager des voies de sortie du contrat qui ne sont pas trop contraignantes ;
• Confidentialité ;
• Cession et sous-traitance (l’autoriser ou l’interdire ?);
• Exclusivité et non-concurrence ;
• Propriété intellectuelle ;
• Données personnelles ;
• Réclamation et responsabilités : autre point essentiel. Regardez bien à quoi vous vous engagez (importance de déterminer avec précision les droits et obligations des parties). Si vous n’atteignez pas votre objectif, quelle est votre responsabilité ? Limitez votre responsabilité au maximum à l’enjeu du contrat ou à la moitié de celui-ci par exemple. Prenez une assurance exploitation qui couvre votre activité ;
• Loi applicable et compétence ;
• Dispositions propres aux clients consommateurs : les consommateurs bénéficient de protections plus importantes qu’un client professionnel : il y a toute une série de clauses auxquelles vous devez bien faire attention, telles que :
  - Droit de rétractation du client(possibilité de vous renvoyer le produit etc.) ;
  - Garanties particulières ;
  - Clauses abusives ;
  - Etc.
  
  
• Dispositions diverses, propres au contrat ;
• Annexes

5. Relations avec vos collaborateurs

La différence majeure entre les deux types de contrats (de travail avec des employés et de collaboration avec des indépendants) c’est le lien de subordination. Il y a une autorité qui s’impose entre l’employeur et l’employé dans le cadre d’un contrat de travail qu’on ne retrouve dans un contrat de collaboration.

• Les travailleurs sont soumis à un règlement de travail : il va déterminer les droits et obligations de chacun ;
• Le contrat de collaboration vise par contre les indépendants  tels que des prestataires de services externes, et détermine les modalités de leur relation. Ce régime est fondamentalement plus flexible et propice à une plus grande marge de négociation des parties à la relation contractuelle.

Certains types de clauses contractuelles permettent d’encadrer les relations avec un employé ou un indépendant. On retrouve ainsi souvent des clauses relatives à :

- la non-concurrence : empêche ou limite votre ouvrier/employé/prestataire externe d’ouvrir une société concurrente. Comme la libre concurrence est un principe du droit européen, la non-concurrence est strictement encadrée et limitée à un certain périmètre et une certaine durée dans le temps. Parfois-même, une contrepartie financière est nécessaire.
- la non-sollicitation : votre employé/ouvrier/prestataire externe ne peut pas solliciter une autre entreprise pour travailler en direct avec elle. Inversement, une société partenaire ne peut pas solliciter un de vos travailleurs.
- la propriété intellectuelle : règle le sort de la propriété intellectuelle qui serait crée en cours de contrat avec l’ouvrier/employé/prestataire externe. Des règles spécifiques sont applicables dans le cadre d’un contrat de travail.
- la non divulgation des secrets d’affaires : protège le savoir acquis lors de la relation contractuelle qui vous liait à un ouvrier/employé/prestataire externe et/ou le savoir auquel l’ouvrier/employé/prestataire externe auquel ce dernier a pu avoir accès dans le cadre de sa relation avec vous.

6. Protection des données et de la vie privée

Le fameux RGPD ou Règlement Générale de Protection des Données date de 2018 : quand vous êtes en possession et que vous traitez des données à caractère personnel (des consommateurs ou même des personnes avec qui vous travaillez), vous devez faire attention à ce que vous en faites et à définir quelle est la finalité de leur utilisation.

Pour aller plus loin, consultez la fiche « RGPD : Obligations des PME en matière de protection des données ».

7. Conclusions

Dès qu’il y a activité, relations (commerciales, de travail, …), il faut s’accorder sur les règles du jeu, les droits et obligations de chacun. Tout naturellement, au fur et à mesure de votre développement, vous allez faire face à une série de questions juridiques, de contrats et d’outils. Un point essentiel est de faire en sorte que ces contrats soient adaptés à votre activité, vos engagements et à vos besoins. Protégez-vous bien, vous et votre société. A chacun son métier et donc dans le cas juridique la question ne se pose pas, il faut trouver votre cabinet juridique, celui avec lequel vous vous entendrez bien et qui vous accompagnera tout au long de vos activités. Les notions de service, de pédagogie, de confiance, de niveau de prix, de qualité et de spécialisation sont ici centrales pour choisir le cabinet qui vous convient. Être Entrepreneur, c’est aussi savoir bien s’entourer.