Opstellen van een voorlopige begroting

1. Algemeen

Om een financieel plan op te stellen moeten alle uitgaven en inkomsten m.b.t. jouw project in een financiële tabel van het Excel-type opgenomen. In dit stadium moet je nauwkeurig zijn zonder alles tot in het kleinste detail te becijferen. Dit zijn prognoses.

Tip: Vergeet niet een update-datum te vermelden, zodat je gemakkelijk de versies kan terugvinden die zullen volgen.

De 3 onderdelen van een budget

1. UITGAVEN: begin met het opsommen van de uitgaven en kosten die met jouw project verband houden, zonder iets te vergeten.

2. INKOMSTEN: de verkoop (of "omzet"), ondersteunende maatregelen (o.a. subsidies ...), andere inkomsten. De verkoopprijs is een strategische factor : bepaal hem via de basis vergelijking, kostprijscalculatie,...

3. HET RESULTAAT: bereken het resultaat door realistisch met de parameters te simuleren (volume, verkoopprijs, kostprijs,…) tot u een positief resultaat bereikt.

Advies van de profs

• Het is beter voorzichtig te zijn bij het opstellen van de begroting, zowel wat betreft de uitgaven als de verkoopprognoses en met name het stijgingspercentage van de verkoop (dit laatste wordt vaak overschat).
• Het kost tijd om bekend te worden en om verkopen te realiseren. Wees bewust van de spreiding van de verkoop over het jaar en van seizoensgebonden effecten (verkoop van apparatuur die aan het eind van het jaar wordt gestimuleerd om budgetten uit te putten, verkoop van levensmiddelen met Kerstmis, Pasen, enz.)
• Plan twee scenario’s: een optimistische en een pessimistische. Doe de oefening voor de jaren 2 en 3 om een perspectief op middellange termijn te geven.
• Laat de budgetprognose valideren door een professional (uw business coach, uw accountant), want het is echt het basisinstrument voor het beheer van jouw project.
• Hou jouw budget up to date. Vergelijk de "werkelijke begroting" met  het financieel plan. Dit instrument is jouw dashboard om de activiteit te volgen, te controleren of je op de goede weg bent en jouw doel zo nodig bij te sturen.

2. Uitgaven

De uitgavenkolom kan betrekkelijk betrouwbaar worden voorspeld.

Het bevat de volgende onderdelen:

• Variabele kosten: kosten die rechtstreeks verband houden met de activiteit, met het aantal producten, met het verkoopvolume, ... en die variëren naargelang je meer of minder produceert, meer of minder verkoopt, ...

Voorbeelden: aankoop van materiaal, onder aanneming, verpakking, vervoer, commerciële premies, enz.

• Vaste kosten: kosten die essentieel zijn maar niet rechtstreeks verband houden met de activiteit en die niet variëren naar gelang van het niveau van de activiteit.

Voorbeelden: huur, administratiekosten, belastingen, verzekeringen, personeelskosten, boekhouding, beheer, enz.

• Investeringen: uitrustingskosten (auto, machine, PC, enz.) die werkelijk gedurende verscheidene jaren zullen worden gebruikt en over verscheidene jaren zullen worden "afgeschreven".

Voorbeeld: je koopt een nieuwe auto voor 15.000 die u 5 jaar denkt te kunnen gebruiken, dan rekent u in uw budget 3.000 per jaar (15.000 gedeeld door 5 jaar).

• Vergoeding: je moet in het begin ten minste een vergoeding van het type "basisverdienstel" voor jouzelf voorzien (accommodatie, voedsel, reizen, enz.). Deze "basis"-vergoeding is noodzakelijk om in goede omstandigheden te kunnen werken, maar ook om correcte verkoopprijzen te kunnen berekenen, inclusief de reële kosten. Later kan je de vergoeding verhogen naar gelang van de ontwikkeling van jouw activiteit en de middelen waarover je beschikt.

• Leningen: indien voor jouw activiteit leningen moeten worden aangegaan, moet hiermee in de begroting rekening worden gehouden. Opgepast: alleen de kosten van de lening (rente en kosten) moeten in de uitgaven worden opgenomen, de terugbetaling van de lening wordt niet in de begroting opgenomen omdat dit geen "uitgave" is. Het zal echter in de tabel van de kasstromen worden opgenomen. Het zal worden opgenomen in het kasstroomoverzicht omdat de ontvangen lening zal moeten worden terugbetaald.

Een beetje advies

• Vraag prijzen op bij verschillende leveranciers (zie ook de "aanbiedingen" op Wikipreneurs).

• Maak een schatting van de productietijd (plan vooruit).

• Plan voor onvoorziene gebeurtenissen.

• Plan niet-productieve tijd: afstemming, aanpassing, administratieve follow-up, fouten, reizen, wachten op en opvolgen van afspraken, marketingtijd, vakanties, enz.

3. Inkomen

• Omzet

Dit is het moeilijkste element van de prognose om in te schatten. Hoeveel eenheden ga je verkopen en tegen welke prijs? Dit is dé fundamentele vraag bij het opzetten van een bedrijf: op een realistische manier de prijzen en de verkochte hoeveelheden bepalen! Hou rekening met het bedrijf, de sector, de concurrentie en jouw productiecapaciteit.

Voorbeeld: je bent van plan om 100 eenheden per maand te verkopen, maar kan je je  veroorloven om deze 100 eenheden per maand te produceren en te leveren?

• Prijs

Het bepalen van uw verkoopprijs is even belangrijk en tevens ook delicaat. Jouw verkoopprijs moet door jouw klanten worden aanvaard en moet dus de waarde weerspiegelen van wat je aanbied. Het moet je ook positioneren op de markt, ten opzichte van de concurrenten.

En om het goed te beheren, moet je weten of je winstgevend bent, d.w.z. of de verkoopprijs ten minste alle kosten dekt die je maakt. Om dit te doen moet je :

• • De variabele kosten in rekening brengen: de aankoop van de goederen, het vervoer gedeeld door het aantal geleverde dozen, de verpakking per verkochte doos, enz.

Voorbeeld: als uw spellendozen 100 kosten, het vervoer 200 kost voor 10 dozen en de verpakking 15 kost per verkochte doos, dan is de directe "kostprijs" per doos 100 + (200/10) + 15 = 135. De verkoopprijs zal hoger moeten zijn om een marge te realiseren.

• • De vaste kosten toewijzen: huur, verzekering, salarissen. Ook al is het minder voor de hand liggend, toch is het belangrijk een deel van de vaste kosten aan elk product/dienst toe te wijzen om uw werkelijke "kostprijs" te kennen (wat het product/dienst werkelijk kost). Dit zal jou in staat stellen betere beslissingen te nemen over de verkoopprijzen en prijsopgaven, mogelijke kortingen, het al dan niet grijpen van een kans, het al dan niet aanboren van een nieuwe markt.

Voorbeeld 1: Als je een dienstverlenend bedrijf hebt en de personeelskosten hoog zijn, kan je de vaste kosten toerekenen op basis van het aantal mensen dat in elke productlijn of per afdeling werkzaam is. Indien jouw onderneming verkoopt in de regio en in het buitenland, en 4 personen zijn betrokken bij de lokale markt en 1 persoon bij de buitenlandse markt, zou je 4/5 van de vaste kosten (huur, verzekering, enz.) toewijzen aan de lokaal verkochte producten/diensten en 1/5 aan de geëxporteerde producten/diensten.

Voorbeeld 2: indien je in een industriële sector werkt en de kosten van de machines zeer hoog zijn, kan je de uren per machine gebruiken als basis voor de toerekening van de vaste kosten aan de verschillende producten.

Voorbeeld 3: Als je in de detailhandel werkt, kan de sleutel gebaseerd zijn op de verkoop of de salarissen van de verkopers. Als je er vorig jaar 100 hebt verkocht en uw vaste kosten 12 bedroegen, kunt u er redelijkerwijs van uitgaan dat voor elk verkocht product 12% vaste kosten te dekken zijn.

Geen enkele methode zal perfect zijn. Het belangrijkste is erover na te denken en vooral alle kosten toe te rekenen om tot de juiste verkoopprijs en een positieve eindbegroting te komen!

• BTW

Bent u BTW-plichtig? Werk met prijzen exclusief BTW in uw budget.

De BTW is niet inbegrepen in jouw inkomen. Jouw bedrijf is slechts een kanaal voor deze belastingen, aangezien je de belastingen moet terugbetalen die de klant jouw betaalt, terwijl de staat de belastingen terugbetaalt die je aan uw leveranciers betaalt. Als je actief bent in B2C (Business to Consumer) en aan particulieren verkoopt, vergeet dan niet dat zij de prijs plus BTW betalen, maar dat je in werkelijkheid alleen de prijs exclusief BTW ontvangt.

Voorbeeld: als de openbare verkoopprijs 121 bedraagt (d.w.z. 100 + 21% BTW), ontvang je 121 van uw klant, maar moet je 21% BTW aan de staat betalen; het werkelijke inkomen om in de begroting op te nemen is dus slechts 100, d.w.z. de prijs exclusief BTW.

4. Het resultaat

Voorlopig resultaat = saldo van ontvangsten - uitgaven.

Wees voorzichtig. Vergeet niet dat de winst onderworpen zal zijn aan vennootschapsbelasting en dat je dus een onderscheid moet maken tussen het brutoresultaat vóór belasting en het nettoresultaat na belasting.

Break-even-punt = Vaste kosten / (verkoopprijs - aankoopprijs (of variabele kosten).

Zodra je de uitgaven en verkoopprijzen hebt vastgesteld, kan je aan de hand van de budgettabel het "break even point" berekenen, d.w.z. het minimum verkoopdoel dat je moet bereiken om break even  te draaien.

Wanneer je break-even draait, verdient u geen geld maar verliest u ook niets en betaalt je jezelf (als uw salaris in de vaste kosten van uw budget is opgenomen).

Merk op dat een goede kostenstructuur dit break-even-punt kan verlagen, wat nuttig is in de opstartfase.

5. Verbetering van de begroting

Door het financieel plan op te stellen, zullen jouw vragen en veronderstellingen worden verfijnd. Aan de hand van jouw keuzes kan je nagaan of het project rendabel en realistisch is.

Zo niet, dan moet je de veronderstellingen of zelfs het volledige business model herzien. Bijvoorbeeld :

• jouw uitrusting nieuw of tweedehands kopen?
• kopen of huren?
• middelen delen?
• Meer verkopen? Meer aanrekenen?
• een dienst toevoegen, een extra voordeel waar de klant voor wil betalen?

Het doel is een resultaat te behalen dat zowel toereikend  (om de kosten te dekken en winst te maken) als geloofwaardig is (te betalen door de klanten).

Beperking van de vaste kosten om de begroting te verbeteren

Het is het overwegen waard de vaste kosten te minimaliseren als je sneller break-even wilt draaien. Hoe hoger de vaste kosten, hoe hoger het break-even-punt (de minimumomzet die moet worden gehaald).

Maar hoe kunnen de vaste kosten worden beperkt?

• door het beperken van kantoorkosten, huur (bv. start thuis of in een co-working space), ...
• door je salaris aan te passen.

• door bepaalde uitgaven uit te stellen.

Hoe kan je vaste kosten "variabiliseren"?

Door bepaalde kosten te variabiliseren kan je het risico in het begin beperken, ook al kunnen de kosten per verkoop/dienst stijgen. Als je bijvoorbeeld in het begin een bestelwagen huurt om te leveren, zal dat vrij duur zijn, maar zo kan je zien of de zaak van de grond komt. Pas daarna kan je investeren in uw eigen voertuig.

Hoe kan je dit doen?

• door te werken met onderaannemers in plaats van met vast personeel
• door bepaalde investeringen op afroep te huren (machines, voertuigen, uitrusting, enz.) in plaats van ze te kopen, enz.

6. De winst- en verliesrekening

In boekhoudtermen komt de begroting bijna overeen met de "winst- en verliesrekening".

De structuur van deze twee documenten is dezelfde, maar het doel is verschillend:

• de begroting is een instrument voor het maken van prognoses en het sturen van de activiteit.
• de winst- en verliesrekening is een middel om vast te leggen wat werkelijk is verwezenlijkt. Zij stelt je in staat de eigen budgettaire tabel te controleren en is nuttig als dagelijks werkdocument.