Transformation digitale : quel impact pour les PME

Transformation digitale : quel impact pour les PME

La digitalisation de l’économie est une réalité incontournable. Et les grands groupes ne sont plus les seuls à devoir adapter leurs pratiques pour survivre.

Face à cet enjeu majeur de compétitivité, les indépendants et les PME doivent eux aussi repenser leur business model et accélérer leur transformation numérique. Un défi que trop d’entreprises peinent à relever.

A l’instar de leurs homologues français ou européens, les PME belges sont entrées dans l’ère du numérique. Mais si la plupart ont un site internet et sont connectées, bien peu sont engagées dans un véritable processus de digitalisation, qui leur permettrait de tirer pleinement profit de ce formidable levier de performance et de croissance.

Enjeux de la digitalisation pour les TPE / PME

La campagne « jepasseaudigital.be » attire l’attention des entrepreneurs sur l’impact de la digitalisation de l’économie sur l’avenir des PME et des indépendants. En effet, les enjeux sont multiples :

  • Impact croissant du digital sur la communication client (site internet, réseaux sociaux, e-mails…),
  • Évolution des méthodes de prospection (lead generation, social selling) et vente en ligne,
  • Gestion numérisée des stocks et automatisation des processus de commande, de livraison, …
  • Digitalisation des modes de paiements, simplification des transactions, …
  • Signature électronique des contrats, validation des devis, …
  • Organisation digitale du travail (télétravail ; accès à distance et sécurisé des bases de données de l’entreprise ; agenda électronique partagé ; automatisation des tâches répétitives ; gestion de projet collaborative, …),
  • Envoi électronique des devis et factures…

Or, de nombreux dirigeants de petites entreprises restent sceptiques quant à la nécessité de digitaliser en profondeur leur activité. Beaucoup estiment ne pas avoir les connaissances, le personnel qualifié, les ressources financières ou tout simplement le temps pour mettre en œuvre ces changements nécessaires.

Et pourtant, toutes les TPE traditionnelles – de la boulangerie à la librairie, pour ne prendre que deux exemples – peuvent y trouver leur compte et bénéficier des avantages de la numérisation.

Selon certaines études internationales, les PME qui utilisent internet à des fins professionnelles de manière intensive créent deux fois plus d'emplois, croissent deux fois plus vite et tirent le double du revenu des exportations à l'étranger comparativement à celles qui ne le font pas. (jepasseaudigital)

Bien entendu, la digitalisation n’est pas une finalité en soi et ne se résume pas à la mise en place d’une série d’outils digitaux. C’est avant tout un changement de paradigme, une état d’esprit qui doit percoler à tous les échelons de l’entreprise. Et cela implique un changement en profondeur des méthodes de travail, de la gestion des ressources, des interactions entre collègues ou avec les partenaires et les clients.

Les 4 étapes de la transformation numérique des PME

Concrètement, comment entamer la transition numérique d’une TPE / PME ? Avant tout, en s’entourant de professionnels et en impliquant ses collaborateurs. En effet, vous serez amené à repenser votre business model et la gestion de votre entreprise. Vous devrez ensuite convaincre ceux qui travaillent avec vous que les changements envisagés seront bénéfiques pour tous. Vous devrez également former vos collaborateurs à la maîtrise de nouveaux outils et vous assurer qu’ils répondent bien aux besoins de votre activité.

Initier la réflexion : créer une feuille de route

Exit le business as usual. Il est temps de revoir vos process et d’analyser les avantages que vous pourriez tirer de leur digitalisation (automatiser les tâches répétitives, centraliser et enrichir les données clients pour améliorer vos produits et services et enrichir l’expérience client, etc.).

Identifier et planifier les chantiers prioritaires 

La digitalisation de l’entreprise ne se fera pas en quelques jours. C’est un chantier de longue haleine qu’il faut planifier avec une vision claire et des objectifs à court et à long terme. Vous pourrez ainsi définir quels sont les investissements à envisager en priorité. Et vous focaliser sur les gains de productivité et les bénéfices concrets à court, moyen et long terme.

Développer une nouvelle culture d’entreprise 

Pour être efficace et pérenne, la digitalisation de l’entreprise doit impérativement s’accompagner d’un changement de l’ADN de l’entreprise.  Une nouvelle organisation prendra forme à mesure que les rôles, les compétences et les process qui soutiennent la transformation se précisent.   

Créer de la valeur & innover 

Progressivement, un nouvel écosystème se met en place, qui permet d'identifier et corriger les failles et les faiblesses du système en place et de réagir plus rapidement à l’évolution de la technologie et du marché. La transformation de l’entreprise ouvre alors la porte à de nouvelles possibilités d’innovation centrées sur l’expérience client.

Une étude d'Opinionway publiée par Lsa-conso  propose une photographie de la digitalisation des petites et moyennes entreprises et révèle les bénéfices qu’elles estiment en retirer.

Quelle est la maturité numérique de votre entreprise ?

On trouve sur internet de nombreux outils d’autodiagnostic qui vous permettront d’évaluer votre maturité numérique et de comparer vos résultats à d’autres entreprises de votre secteur.  

Nous en avons sélectionné deux :

  • Le Diagnostic Maturité Numérique publié par Digital Wallonia et BDO Digital & Innovation.
    Il s’articule autour de 3 thématiques : les relations clients, les processus internes et la gestion des ressources humaines. En fin de parcours, il vous donne accès à un rapport dynamique qui comprend un score global, des détails chiffrés, une comparaison anonyme et des recommandations.
  • SMART DIAG' est un diagnostic numérique édité par une agence française Agefos PME.
    Relation client, e-réputation, formation, pilotage de l'activité, … tous les sujets sont passés au crible. Le résultat du test vous permet de vous positionner et de savoir dans quels domaines vous devez progresser ou sur quels points forts vous pouvez vous reposer pour améliorer la compétitivité de votre entreprise.

Pour le secteur associatif, la Fondation Roi Baudouin a publié un document « Zoom Maturité Digitale du Secteur Associatif en Belgique » avec un tableau qui définit 4 niveaux de maturité digitale :  

3 axes prioritaires pour réussir sa transformation digitale

La transformation digitale est une dynamique continue qui s’articule autour de 3 axes prioritaires

Expérience client  

Le digital a bouleversé les modèles d’affaires traditionnels. La technologie n’est qu’un moyen pour mieux connaître vos clients.  Dans un contexte d’offre surabondante, le client est soumis à de multiples tentations. Pour capter son attention, il faut lui montrer qu’on crée de la valeur pour lui, qu’on cherche à apporter une solution à son problème. Cela implique d’avoir une parfaite compréhension de son client et d’entretenir une relation de proximité avec lui.

Votre priorité : identifier les besoins de vos clients plutôt que de les imaginer. La collecte, la centralisation et le traitement des données (via un CRM) ouvre la voie à de nouvelles pratiques commerciales.    

Comment associez-vous vos clients ?
Nous les écoutons beaucoup sur les réseaux sociaux et par email. Nous cherchons à répondre au mieux à leurs attentes. Nous envoyons une à deux fois par an un questionnaire à nos clients historiques pour leur demander les produits qu’ils aiment, ceux qu’ils aimeraient voir dans nos gammes; les autres marques qui les attirent… Nous organisons de temps en temps des concours autour de nouveaux motifs et nous produisons les plus sollicités. Depuis peu, nous avons aussi lancé une broderie en ligne pour personnaliser son produit avec du texte. (G.Gibault – Le Slip Français)

Organisation agile

Face à l’incertitude et à la complexité du contexte digital, la communication interne est un élément décisif. Pour réagir plus rapidement, l’entreprise doit rompre avec la dynamique du travail en silo, elle doit injecter de la transversalité, partager une culture numérique et utiliser des outils de communication collaboratifs et mobiles. L’objectif des projets transversaux est de favoriser la prise d’initiatives et de responsabiliser les collaborateurs. Mais cette remise en cause des territoires de chacun peut entraîner des réticences qu’il faudra vaincre.

L’entreprise agile s’appuie sur l’intelligence collective et sait mobiliser différents métiers autour d’un même enjeu stratégique. La communication interne est vitale pour obtenir l’adhésion des équipes.

Votre priorité : Initier un changement en profondeur dans les méthodes de travail. Responsabiliser et valoriser la compétence de chaque collaborateur.  Mettre en place des outils numériques pour favoriser le travail collaboratif.

Co-création de valeur

Plusieurs entreprises complémentaires peuvent choisir de combiner leurs savoir-faire pour enrichir une offre existante, pour proposer des formules personnalisées ou ajouter des services additionnels. Il s’agit de nouer des partenariats créateurs de valeur.  

Pour identifier ces opportunités, il faut être ouvert sur l’extérieur, participer à des réseaux d’entrepreneurs, à des conférences, ou encore identifier des startups prometteuses.

Votre priorité : tester de nouvelles opportunités business avec un partenaire de confiance.

Nous étions tous les deux intéressés par le marché du thé glacé premium. Evian a apporté sa R&D et bien sûr son eau minérale naturelle, Kusmi Tea a apporté son savoir-faire sur le goût et les mélanges. […] Les clés du succès d’Evian infused x Kusmi ? Nous voulions que ça marche; nous étions tous les deux persuadés que le marché attendait un tel produit ; nous partageons une même philosophie et une même vision de l’innovation et de la modernité. (S. Orebi – Orientis)

Une feuille de route dynamique

BPIFrance Le Lab a imaginé un outil d’aide à la décision pour les dirigeants qui se lancent dans la transformation digitale de leur entreprise. Cette feuille de route reprend les 3 chantiers prioritaires autour desquels structurer sa transformation digitale : le client, l’organisation transversale et l’écosystème dynamique.

Les outils de la digitalisation

Il existe des milliers d’outils pour digitaliser chaque aspect de l’entreprise. Difficile de faire son choix ou de s’y retrouver. De plus, la plupart des outils en ligne (presque) gratuits ne sont que très modérément adaptés à vos besoins spécifiques. Mieux vaut donc se faire conseiller par des spécialistes.

Les erreurs à éviter

Votre entreprise est unique et ses besoins spécifiques. Il n’y a pas de formule toute faite. Mieux vaut éviter ces trois erreurs courantes :

  • Se priver des outils digitaux qui amélioreraient votre gestion du temps et des équipes. (sous prétexte que vous n’avez pas les compétences ou les ressources pour sélectionner les outils les plus adaptés à vos besoins).
  • Autoriser l’utilisation de logiciels non connectés aux outils de gestion de l’entreprise. Il est tentant de permettre à vos collaborateurs d’utiliser leurs logiciels préférés. Pourtant, si l’ensemble de vos outils digitaux ne sont pas correctement connectés, vous perdez des données et des informations capitales pour la croissance de votre entreprise.
  • Installer des solutions trop complexes, sous-exploitées ou mal utilisées.

Le choix des outils

Dans tous les cas, veillez à choisir des outils adaptés à la taille et aux spécificités de votre entreprise.

  • Privilégiez les solutions de travail dans le cloud (Microsoft 360°, Google) plus évolutives, flexibles et sécurisées. Elles facilitent le travail à distance, réduisent les coûts d’installation et s’utilisent sur tout type de terminal.
  • Mettez en place des outils collaboratifs comme Trello ou Asana (gestion de projet) et Slack (chat et travail collaboratif) pour fluidifier les interactions entre les membres d’une équipe.
  • Améliorez la gestion interne et la productivité avec des outils de gestion financière, de stockage des documents et des données, de gestion RH, d'ERP, ...
  • Dotez-vous d’outils performants pour communiquer avec vos clients : un site web responsive et optimisé pour le référencement naturel, un blog pour enrichir le contact avec vos prospects et clients, une présence sur les réseaux sociaux pour susciter l’engagement, une plateforme d’emailing (de type Mailchimp), …
  • Adaptez votre prospection à l’économie digitale avec des outils de veille, un CRM centralisé, un outil de génération de leads, une démarche de social selling sur LinkedIn, …
  • Simplifiez, fluidifiez et accélérez les transactions avec les clients: signature de documents en ligne, plateforme de gestion des devis et factures en ligne, partage de documents dans le cloud, etc.
  • Intégrez et connectez le parcours client aux services internes et à la chaîne logistique (état de commande, disponibilité, livraison, retour, etc.)

 A titre d’exemple voici quelques outils numériques selon les fonctions dans une entreprise (source metier-entrepreneur)

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