Règlement de travail : obligatoire dès que vous engagez (même un stagiaire)

Règlement de travail : obligatoire dès que vous engagez (même un stagiaire)

Le règlement de travail est un document imposé par la loi. Il précise les conditions de travail et le fonctionnement de l’entreprise. Ce document est précieux pour vous et pour vos collaborateurs. C’est l’occasion de fixer les droits et obligations de chacun.    

Règlement de travail : obligatoire pour qui ?

TOUS LES EMPLOYEURS doivent rédiger un règlement de travail.

Vous êtes tenu de l’établir dès que vous engagez votre premier collaborateur. Quelle que soit votre activité (industrielle, commerciale, non marchande, …) ou la forme juridique de votre entreprise (personne physique, ASBL, SRL, SA, …), qu’il s’agisse d’un CDD, CDI, d’un contrat d’apprentissage ou d’une convention de stage et que cette personne soit occupée à temps plein ou à temps partiel.

Seules exceptions :

  • Les personnes occupées dans une entreprise familiale où ne travaillent que des parents directs ou par alliance ;
  • les médecins, pharmaciens, dentistes et les étudiants stagiaires;
  • les travailleurs engagés dans le cadre d’un contrat ALE.
  • Les personnes liées par un contrat de travail domestique

Un même employeur peut établir plusieurs règlements distincts pour les différentes catégories de travailleurs qu'il emploie ou pour les différentes sections de son entreprise.

Contenu du règlement de travail

Le règlement de travail fixe les conditions générales de travail, en complément des contrats de travail individuels, et donne aux travailleurs une information sur le fonctionnement et l'organisation du travail dans l'entreprise.

Le règlement de travail s'applique à l'employeur et à tous les travailleurs de l'entreprise. 

En cas de non respect de cet obligation légale, il peut se soir infliger des sanctions pénales et administratives.

Mentions obligatoires

La loi du 8 avril 1965 énumère une série de mentions obligatoires. Il s'agit des éléments d'information suivants :

  • Temps de travail :
    durée du travail ; horaires des travailleurs à temps partiel ; horaires des équipes successives ; horaires flexibles ; travail à domicile ; jours et heures d'accessibilité de l'entreprise pour les travailleurs qui sont occupés en dehors ; contrôle des heures prestées ; jours fériés légaux ; jours de repos ; heures supplémentaires.
  • Rémunération:
    mode de paiement ; fiche de rénumération ; paiement à des tiers ;
  • Obligations incombant aux travailleurs :
    exécution du travail, confidentialité, respect du matériel,
  • Fin de contrat:
    délais de préavis et les motifs graves justifiant la rupture du contrat de travail sans préavis, ni indemnité, par l'une ou l'autre des parties, sous réserve du pouvoir d'appréciation des cours et tribunaux ;
  • Pénalités :
    montant et destination des amendes et les manquements qu’elles sanctionnent ainsi que les recours ouverts aux travailleurs concernant ces pénalités ;
  • Maladie ou accident :
    endroit et personne désignée pour les premiers soins + localisation de la boîte de secours + nom des médecins désignés par l'employeur à qui peut s'adresser la victime d'un accident de travail ;
  • Vacances annuelles :
    durée, modalités d'attribution ou la référence aux textes légaux les fixant. Si vacances annuelles collectives, leur date ;
  • Représentation des travailleurs :
    nom des membres du conseil d'entreprise, du comité pour la prévention et la protection au travail, de la délégation syndicale ;
  • Adresse des services d'inspection
    chargés de surveiller l'application des dispositions relatives à la protection des travailleurs ;
  • Conventions et accords collectifs
    conclus au sein de l'entreprise et régissant les conditions de travail.
  • Bien-être au travail :
    la politique préventive en matière d’alcool, drogue ainsi qu’en matière de harcèlement moral et sexuel.
  • RGPD :
    le travailleur doit être pleinement informé de l’utilisation qui est faite de ses données personnelles ainsi que des droits qui lui sont ouverts.

Rédaction & modification du règlement

Le règlement de travail est le résultat d'une négociation entre l'employeur et l'ensemble de ses travailleurs. Il est devenu une sorte de convention collective à régime spécial.

 

Le règlement ainsi que chacune de ses modifications doit être signé et daté par l'employeur et, cas échéant, par au moins 2 représentants des travailleurs au conseil d'entreprise.

Deux cas de figure pour la rédaction du règlement de travail :

  1. Par l’employeur
    En l'absence de conseil d'entreprise, l'employeur établit le projet de règlement de travail (ou de modification) et affiche celui-ci. Pendant 15 jours à partir de l'affichage du projet, les travailleurs peuvent formuler des observations dans un registre mis à leur disposition à cet effet ou les faire connaître directement au fonctionnaire de l’inspection des lois sociales. Passé ce délai, l'employeur transmet au fonctionnaire du Contrôle des lois sociales le projet et le registre.  S'il n'y a pas d'observation, le règlement de travail entre en vigueur le 15ème  jour suivant celui de l'affichage.

  2. Par le Conseil d’entreprise
    S’il existe un conseil d'entreprise, c'est lui qui établit et modifie le règlement de travail. Celui-ci entre en vigueur 15 jours après la date de l'accord des membres du conseil.

A qui communiquer le règlement ?

Une copie du règlement de travail doit être conservée sur chaque lieu de travail (y compris les chantiers temporaires). Les travailleurs doivent pouvoir le consulter en permanence et sans intermédiaire. Un avis indiquant où le règlement de travail peut être consulté doit être affiché (au siège social) dans un endroit apparent et accessible.

Chaque travailleur doit recevoir une copie du règlement au moment où il entre en service (ainsi que chaque modification apportée à celui-ci). Il s'agit là d'une obligation absolue, car, à défaut, les travailleurs ne sont pas liés par les dispositions contenues dans le règlement de travail. L'employeur a donc tout intérêt à posséder une preuve écrite de cette remise.  

L'employeur doit déposer une copie du règlement de travail au bureau régional du Contrôle des lois sociales dans les huit jours de son entrée en vigueur.

Depuis le 15 mai 2019 le règlement de travail (ou sa modification) doit être introduit en ligne via www.reglementdetravail.belgique.be.  L’application permet également au Contrôle des lois sociales de démarrer une procédure de conciliation en cas de désaccord dans le cadre de la procédure d’établissement ou de modification du règlement de travail.

Contrôle & sanctions

Toute infraction constatée par les autorités vous expose à des sanctions pénales.

Par exemple, si vous n’établissez pas de règlement de travail, vous serez puni d’une sanction de niveau 2, c’est-à-dire soit une amende pénale de 400 à 4.000 euros, soit une amende administrative de 200 à 2.000 euros.

De plus, en cas de non-respect de la procédure d’établissement et de modification du règlement de travail, celui-ci sera inopposable au travailleur (celui-ci peut par contre invoquer les dispositions du règlement de travail à l'encontre de son employeur)!

Droit applicable

Loi du 8 avril 1965 instituant les règlements de travail, M.B., 5 mai 1965. 

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