Que faire face aux mauvais payeurs ?

Beaucoup d'entreprises sont confrontées, tôt ou tard, à l’un ou l’autre mauvais payeur. Comment faire pour les éviter ? Et, le cas échéant, comment parvenir à se faire payer ?

Selon Graydon, plus de 12% des factures sont payées 3 mois après leur date d’échéance, voire pas du tout. Selon d'autres études, les factures impayées sont la cause de près de 30% des faillites en Belgique.

2 catégories de mauvais payeurs

• Il y a les faux mauvais payeurs: leurs paiements arrivent lentement mais ils paient toujours leurs factures. C’est le cas de certaines instances publiques ou grandes entreprises qui paient à 60 ou 90 jours. C’est le cas aussi de plus petites structures dont le suivi administratif laisse à désirer.
• Il y a les vrais mauvais payeurs: ils ne paient jamais à temps et seulement après de nombreux rappels. Dans certains cas, vous devrez même faire appel à une société de recouvrement de créances.  Ce sont uniquement des sources de tracasseries.

Typologie des mauvais payeurs

CCImag recense 7 familles de mauvais payeurs avec des comportements différents et propose des solutions adaptées à chaque profil.

Comment se prémunir contre les mauvais payeurs ?

• Sachez à qui vous avez affaire: Apprenez à connaître vos clients. Consultez leurs comptes annuels. Faites une recherche sur Google. Vous saurez ainsi qui il est préférable d’éviter.
• Précisez vos conditions de paiement via des CGV annexées à chaque facture et rappelée sur votre site - Vos clients seront ainsi parfaitement informés des conséquences d’un paiement tardif.
  Vos CGV doivent contenir au minimum : le délai de contestation (généralement compris entre 8 et 15 jours), les intérêts de retard (à partir du premier courrier de mise en demeure – le taux légal est de 7%), la clause pénale (10% du montant de la facture est le taux généralement admis), la clause d’attribution de compétence et la clause de réserve de propriété (le créancier s’assure ainsi que le bien vendu reste sa propriété jusqu’au complet paiement de celui-ci).
• Soignez vos factures – Une facture bien rédigée est une facture plus facile à récupérer. N’oubliez aucune information critique (le mot « facture », la date et le numéro de facture, les informations utiles sur votre entreprise et celle du client, y compris le numéro de TVA, la description précise des produits ou services, la date de prestation/livraison, le décompte détaillé (quantité, prix) de chaque prestation, la somme globale à payer, le taux de TVA, le numéro de compte de l’entreprise et le nom de la banque).
• Facturez immédiatement – Facturez dès que la prestation est terminée, sans erreurs et sans oublis (éventuelle ristourne comprise). Envoyez votre facture par voie numérique.
• Récompensez les clients qui paient à temps – Offrez une réduction en cas de paiement rapide. 3 % suffisent déjà. Encourager est souvent plus efficace que menacer ou punir. Néanmoins, pour dissuader les mauvais payeurs, prévoyez des amendes en cas de paiement tardif.
  
  

• Demandez un paiement anticipé – si c’est une pratique acceptable dans votre métier, livrez vos produits ou services à la réception du paiement. Ou au minimum, demandez un acompte.
• Facturez en plusieurs fois – pour des missions longues durées ou des contrats importants, mieux vaut facturer en plusieurs tranches. En cas de mauvais paiement, vous pouvez suspendre ou retarder les futures livraisons jusqu’au paiement des factures dues.
• Soyez organisé – suivez régulièrement les paiements de vos clients et contactez-les sans attendre en cas de retard de paiement. Classez tous vos documents administratifs par client de manière à les retrouver rapidement et gardez tous les échanges mails avec vos clients. Ils serviront de preuve lors de relance à l’amiable.
• Nouez une relation de confiance - Ces liens encourageront vos clients à vous payer à temps. Inversément, en cas de retard de paiement, ne soyez pas tout de suite menaçant ou fâché. Une franche explication avec votre client peut parfois faire des miracles.
• Ne poursuivez la relation qu’une fois le paiement reçu - Si vous constatez qu’un client a besoin de vous pour pouvoir terminer une tâche, cela peut constituer un bon levier.

Comment réagir face à un mauvais payeur ?

Si, malgré toutes vos précautions, votre client ne paie pas, il existe plusieurs solutions pour obtenir le règlement des factures impayées. Et des mécanismes légaux peuvent faciliter le recouvrement. 

• Relance à l’amiable – privilégiez toujours le dialogue et conservez un ton professionnel en toutes circonstances. Contactez votre client par téléphone ou par mail pour obtenir une explication et convenir éventuellement d’une nouvelle échéance pour le règlement (confirmez toujours un échange verbal par écrit).
• Lettre recommandée avec accusé de réception – Si la relance à l’amiable ne donne rien, enjoignez votre client de régler l’impayé sous 8 jours. Joignez les copies de vos CGV, éventuel contrat / bon de commande / devis signé et facture. En cas de non-paiement, arrêtez toute prestation / livraison en cours et mentionnez-le dans la lettre recommandée.
• Mise en demeure – après 45 jours et deux relances, si le client n’a toujours pas payé, envoyez-lui un courrier de mise en demeure en lettre recommandée avec accusé de réception. Cette étape est indispensable avant de saisir la justice.
• Recours à des sociétés de recouvrement – Après 60 jours, il est temps de confier le dossier à une société spécialisée qui se chargera d’obtenir le règlement des impayés. Le tarif se situe en moyenne entre 10% et 30% du montant de la créance à récupérer.
• Procédure de recouvrement simplifiée – depuis 2016, la procédure RCI permet de recouvrer plus rapidement et à moindres frais les factures B2B impayées et incontestées, sans devoir passer par le tribunal. Depuis lors, des plateformes en ligne comme unpaid (initiative d’avocats et huissiers de justice) vous proposent de récupérer vos factures impayées de manière simple et efficace.