Entreprises : ils ont choisi de ne plus avoir de bureau, comment s’organisent-ils ?

Entreprises : ils ont choisi de ne plus avoir de bureau, comment s’organisent-ils ?

Télétravail, homeworking, visioconférence, autant de termes qui rythment le quotidien actuel des entreprises et de leurs employés. Mais comment conserver le lien avec ses équipes malgré la distance due à la crise sanitaire.  Pour Baudouin de Troostembergh, cofondateur de Startup Factory, concilier distance et lien social n’est pas incompatible/ n’est pas impossible. La preuve : il a décidé de ne plus avoir de bureau fixe pour ses équipes. Son secret pour pallier le manque de présence physique ? La mise en place de rituels, des moments immersifs intenses qui lui permettent de souder son équipe.

En 2016, Baudouin de Trootsembergh, entrepreneur dans l’âme a fondé Startup Factory, une start-up qui crée des start-ups en développant des projets from scratch. Aujourd’hui, Startup Factory c’est une dizaine d’employés, plus d’une trentaine de projets créés dans des secteurs très variés : logistique, stockage, coliving, musée immersif.



Souvenez-vous de mars dernier, comment avez-vous personnellement vécu le tout premier confinement ?

Personnellement, pour moi, les deux premières semaines de confinement ont été très difficiles à vivre. J’avoue que j’étais un peu perdu et je ne savais pas vraiment comment réagir face à cette situation. Je me sentais comme un lion en cage. En fait, j’ai l’habitude de faire 15 meetings par jour et de sauter d’une réunion à l’autre. Et quand du jour au lendemain tout s’arrête, c’est assez impressionnant. Donc oui les premières semaines ont été difficiles mais par la suite, j’ai réussi à trouver un petit rythme y compris avec mon équipe.

 

Dans quelle mesure les confinements ont-ils impacté l’activité de votre entreprise ?

À vrai dire, le coronavirus a eu un double impact sur notre boîte. D’abord, d’un point de vue opérationnel parce que chez Startup Factory, on a des boites évoluant dans différents secteurs fortement impactés par la crise sanitaire actuelle. Je pense notamment au monde de la culture. Puis évidemment, la pandémie a eu un impact sur l’équipe. De base, on avait un studio où travaillaient une petite dizaine de personnes mais crise sanitaire oblige on a dû repenser l’organisation et la gestion de l’équipe.

 

 

Quels sont les rituels que vous avez mis en place pour retrouver le lien et la dynamique de travail avec vos équipes malgré la distance ?

En fait, on a mis en place plusieurs petits rituels pour pallier le manque de présence physique dû à la distance. D’abord, on a établi des réunions internes tous les matins par vidéo call, c’est le genre de rituel qui permet à toute l’équipe de retrouver un semblant de rythme. Je dois dire que de base, il y avait quand même une demande de l’équipe de se retrouver un minimum. Puis, on a aussi mis en place le rendez-vous lunch du lundi midi que l’on partage en collaboration avec Foodiz. Une de nos startup qui nous livre un chouette repas et que l’on offre à nos équipes  afin de se retrouver une fois par semaine et renforcer la dynamique de groupe.

Puis sur le côté, j’ai mes propres petits rituels, c’est tout bête, mais je sais que tous les matins à 8h15 j’appelle mon associé pour faire le point.

 

Quels sont les outils digitaux que vous utilisez pour conserver ce lien social ?

On utilise principalement Notion et Slack. Slack est un outil vraiment utile qui nous permet de recréer cette ambiance de bureau et de communiquer de manière spontanée et naturelle. On s’est rendu compte que depuis le début de la crise sanitaire, l’utilisation de ce channel/canaux « random » a tout simplement explosé. Et grâce à ces outils, on ne s’envoie quasiment plus d’emails !

 

Est-ce qu’il y a certaines activités ou évènements que vous avez adapté depuis le début de la crise sanitaire ?

Avant la crise sanitaire, on organisait tous les mois une Startup Job. C’est en quelque sorte une foire aux jobs pour toutes nos startups qui recrutent, un événement live qui rassemblait à chaque fois entre 300 et 400 personnes. Depuis la pandémie, on a tenté de digitaliser cet évènement mais pour être tout à fait honnête : l’ambiance n’était pas au rendez-vous. En fait, quel que soit l’outil (ndlr Hopin dans ce cas-ci) qu’on utilise pour assurer la digitalisation d’un évènement, le côté humain n’est pas aussi présent. Forcément quand un grand nombre de personnes sont rassemblées dans une pièce ça crée une émulation qu’on ne peut pas recréer par visioconférence.

 

Comment avez-vous repensé l’organisation de votre start-up depuis cette transition vers une structure sans bureaux fixes ?

Avant le confinement, notre équipe travaillait dans un grand bureau. En septembre dernier, j’ai décidé de diviser par deux le nombre de bureaux disponibles. Puis le 1er juin, on a carrément décidé de ne plus avoir de bureaux fixes. Pour pallier le manque de structure propre, on a mis en place un système de badges dans des espaces de coworking. Ces badges nous permettent de réserver une salle de réunion pour une demi-journée par semaine afin de se retrouver et de discuter.

 

On avait également pensé à planifier 3 à 4 voyages par an dans un lieu agréable comme une villa dans le sud de l’Espagne par exemple. C’est le genre d’expérience qui nous permet de passer plusieurs journées ensemble de manière immersive. Lors de ces voyages, les journées seront dédiées à nos projets professionnels puis le soir on se laissera aller à la détente en organisant un barbecue, une petite sortie sympa.

 

 

Est-ce que vous avez ressenti des réticences, des doutes de la part de vos équipes face à ce changement d’organisation structurelle ?

J'ai remarqué que pour certains, c'était beaucoup plus compliqué que pour d'autres. On a pris le temps de discuter tous ensemble, ce qui nous a permis de trouver un juste milieu de sorte à contenter tout le monde. Je dois dire que certaines personnes étaient même fortement paniquées à l’idée de revenir dans les bureaux alors que d’autres, au contraire, voulaient revenir travailler tous les jours. En tout cas, nous n’avons obligé personne, on a tout simplement laissé le choix. On avait pleinement conscience que chacun avait ses propres raisons et donc il n'y a pas de soucis avec ça. Nous sommes tout de même parvenus à trouver un équilibre qui contente toute l’équipe.

 

 

Qu’est-ce que cette crise sanitaire vous a appris en termes de gestion d’équipe et de dynamique de travail ?

Cette crise sanitaire m’a appris que le plus important, c’était d’avoir de la cohérence au sein de l’équipe et d’être soudés. En cultivant cette attitude, tout le monde parvient à  comprendre, à respecter le choix des uns et des autres. Cet état d’esprit nous a permis de trouver des solutions qui correspondent au plus grand nombre afin que personne ne se sente lésé. Finalement, la pandémie n’a fait que souder davantage notre équipe.

 

J’ai aussi pris pleinement conscience de la nécessité de prendre du temps, de trouver du temps pour son équipe ce que qu’on ne faisait pas auparavant parce qu’on était toujours dans une cadence de travail effrénée. Par exemple, avant la crise sanitaire on organisait des lunchs à raison d’une fois par mois, puis on s’est rendu compte que ce n’était pas suffisant pour conserver et recréer le lien avec les équipes. Du coup on a décidé d’organiser des lunchs de manière plus systématique. En fait, toute l’équipe a dû s’adapter à cette situation exceptionnelle !

 

 

 

 

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