Méconnues, souvent négligées, mais néanmoins obligatoires, certaines mentions doivent figurer sur vos documents imprimés, sur vos factures et sur votre site web ou votre e-shop, pour qu’ils soient conformes et légaux.
Accessibilité et transparence
Légalement, toute entrepreneur, personne physique ou morale, est tenu de faire figurer sur ses documents imprimés et sur son site web un certain nombre d’informations permettant de l’identifier ou de le contacter.
Pour gagner la confiance de vos prospects et clients, veillez à leur assurer un accès facile, direct et permanent à un certain nombre d’informations sur vous, votre entreprise ou votre activité.
Mentions obligatoires sur toute communication imprimée
Au minimum, votre nom ou votre raison sociale, vos coordonnées de contact ainsi que votre numéro d’entreprise devront figurer sur tout document professionnel que vous diffuserez.
Les articles 78 et 80 du Code des sociétés belge précisent que les sociétés commerciales doivent indiquer dans " tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande, sites Internet et autres documents, sous forme électronique ou non ", les mentions suivantes :
- la dénomination de la société ;
- pour les personnes morales, la forme de la société en entier ou en abrégé (…) ;
- l'indication précise du siège social de la société;
- le numéro d'entreprise précédé de la mention " TVA BE ";
- pour les personnes morales, le terme " registre des personnes morales " ou l'abréviation " RPM ", suivi de l'indication du siège du tribunal dans le ressort territorial duquel la société a son siège social. (par exemple: " RPM BRUXELLES ");
- le cas échéant, l'indication que la société est en liquidation.
Mentions obligatoires sur les factures
Pour être valable et conforme, une facture doit comporter certaines mentions obligatoires. Pour rappel, en voici la liste :
- Identification de la facture: date et lieu de délivrance, numéro séquentiel de facture (chaque facture doit porter un numéro unique, basé sur une séquence continue)
- Identification du fournisseur de biens ou prestataires de service: nom complet ou raison sociale, adresse du siège social, numéro de TVA, compte bancaire
- Identification du client: nom ou raison sociale, adresse complète et numéro de TVA
- Descriptif des produits ou prestations: Quantité et nature des biens livrés ou étendue et nature des services rendus, date de la livraison ou de la prestation
- Prix unitaire hors TVA + ristournes ou rabais non compris dans le prix unitaire
- TVA: base d’imposition ventilée par taux de TVA, le ou les taux applicables et le(s) montant(s) par produit ou service presté
- En cas d’exonération de la TVA, la mention de la disposition légale qui exonère la livraison ou la prestation de service
Si la facture ne porte pas les mentions précitées, cela peut entrainer l’application de sanctions, entre autres par l’administration de la TVA.
Mentions légales pour un site web
Essentiellement, les mentions légales permettent d'identifier le responsable des contenus publiés sur un site en fournissant à tout visiteur le nom du propriétaire du site, éventuellement du directeur de publication. Elles donnent aussi les moyens de contacter le responsable en cas de problème, litige ou question.
Ainsi, en plus de votre politique de confidentialité (relative au respect des données à caractère personnel – sujet déjà abordé à travers l’article sur le RGPD), et des Conditions générales d’Utilisation du site (CGU) chaque site internet doit comporter une page reprenant les mentions suivantes :
- Informations généralesqui permettent d’identifier le propriétaire du site : nom, dénomination sociale, adresse) et toutes les coordonnées utiles qui permettent d’entrer facilement en contact (numéro de téléphone, adresse mail, …)
- Informations sur l’entreprise: Dénomination sociale, forme juridique, numéro d’entreprise / de TVA, Adresse postale du siège social
- Informations spécifiques : en cas de profession réglementée, faire référence au code de conduite métier ou faire référence à l’association ou à l’organisme professionnel auprès duquel vous êtes inscrit.
Mentions obligatoires pour une boutique en ligne
Outre les mentions légales évoquées plus haut, dans le cas d’un site e-commerce vous devrez en plus rendre accessible vos Conditions Générales de Vente (CGV). Ce document est obligatoire pour tous types d’e-shops, que les produits vendus soient matériels ou immatériels.
La liste des obligations à respecter sur un site e-commerce est, logiquement, plus longue :
- Mentions légales (comme pour tout site ou communication sur un media web)
- Informations obligatoires pendant le processus d’achat et obligation de confirmation de la commande
- Collecte des données personnelles (RGPD)
- Conditions générales d’utilisation (CGU) du site
- Droit de rétractation – modalités et exercice de ce droit
Pour plus de détail, consulter le Dossier Réglementation e-commerce en Belgique de Retis,
Mentions obligatoires pour une application mobile
Tout comme pour les sites web ou les boutiques en ligne, les mêmes obligations s’appliquent pour les applications mobiles.
- Les CGU et les CGV : qui coordonnent les relations d’achat et de vente. Sans achats, les CGU sont suffisantes.
- La charte de protection des données personnelles– les règles du RGPD s’appliquent ici aussi.
- Les mentions légalesqui identifient les créateurs donnent les moyens de prendre contact.
