Gestion de stock : outils et bonnes pratiques

Gestion de stock : outils et bonnes pratiques

La gestion des stocks est un facteur clé de performance d’une entreprise. 

Or, pour gérer son stock efficacement, il faut mettre en place les bons process et maîtriser les outils qui permettent de contrôler les mouvements de stocks, d’optimiser les inventaires, etc.

Pourquoi investir dans des outils de gestion de stock ?

Une gestion de stocks performante a pour principal objectif de toujours avoir les bons produits dans la bonne quantité, au bon moment. Et la bonne ou mauvaise gestion de vos stocks peut faire ou défaire votre résultat net. Pourtant, 43 % des petites entreprises assurent mal le suivi des stocks ou utilisent une méthode manuelle désuète.

Investir dans un outil de gestion stock efficace est donc essentiel et pour permet de gagner

  • en visibilité — vous savez à tout moment si tel produit est encore en stock et en quelle quantité ;
  • en temps — en cas de stock insuffisant, vous êtes alerté qu’il est temps de passer commande ;
  • en qualité de service— fini les ruptures de stock et les clients insatisfaits !

Du suivi de l’inventaire à l’enregistrement des articles en passant par la traçabilité des ventes et l’analyse des niveaux des stocks, un logiciel de gestion de stocks efficace vous permet de mieux équilibrer les coûts inhérents à votre activité.

Avantages d’une bonne gestion de stock  

En gérant efficacement votre inventaire, vous éviterez les ruptures de stock ou encore l'immobilisation de fonds dans des stocks excédentaires. Un bon système de gestion de stock vous aidera donc à

  • suivre l’évolution des stocks plus rapidement et plus facilement,
  • analyser les chiffres de vente pour prévoir la demande et planifier les achats,
  • définir des seuils d’alerte pour prévenir les pénuries,
  • maîtriser les coûts en réduisant les stocks morts ou excédentaires,
  • prévoir des opérations promotionnelles en fonction des stocks disponibles,
  • rendre l’information accessible à tous ceux qui en ont besoin, sur n’importe quel appareil.

4 raisons d’optimiser votre gestion de stock

  1. Gagner en temps et en efficacitéen automatisant tout ce qui peut l’être
  2. Améliorer la satisfaction clients :Evitez les ruptures de stock et incohérences tarifaires  
  3. Favoriser la collaboration de l’équipeavec un logiciel dans le cloud, le stock est accessible partout, à tout moment, selon les besoins et autorisations des utilisateurs.
  4. Réduire le taux d'erreursvous n'avez plus à jongler constamment avec plusieurs tableurs.

6 astuces pour optimiser votre gestion de stock

Appvizer propose six conseils pour optimiser votre gestion des stocks. En voici la substance :

  • Maintenir un entrepôt bien organisé
    Cet aspect est doublement important : à l’entrée pour stocker correctement les nouveaux articles et à la sortie pour identifier et retirer plus rapidement les articles commandés. Dans les deux cas, l’entrepôt bien organisé est synonyme de gain de temps pour vos employés et pour les clients.
    Pour y parvenir, il vous faudra donc dresser des plans clairs de l’entrepôt, marquer les zones et les emplacements et étiqueter les articles de manière lisible et sans ambiguïté.
  • Bonnes pratiques d’étiquetage
    Le bon étiquetage se compose de deux parties : chaque article doit, d’une part, être bien identifié et, d’autre part, contenir des informations qui le décrivent entièrement avec toutes ses spécificités (date d'expiration, présence de matières dangereuses, exigences d'emballage, etc.). Assurez-vous également que vos fournisseurs suivent ces bonnes pratiques.
  • Politiques de réception et stockage
    Plus il y aura de personnes impliquées dans la gestion de votre stock, plus il sera important de bien documenter les procédures et de donner des instructions précises pour aborder les différentes opérations d’entreposage.   

  • L’art du cycle counting
    Le cycle counting consiste à compter un sous-ensemble du stock, sans pour autant suspendre les opérations quotidiennes. Vous vérifiez ainsi la précision de l’inventaire et vous détectez plus facilement les causes des erreurs détectées.
  • Limiter l’accès aux stocks
    Seuls les employés qui ont besoin des chiffres liés aux inventaires y auront accès. Cela permet de réduire les erreurs.
  • Utiliser la technologie à votre avantage
    La technologie facilite et accélère le contrôle et l’organisation des stocks, quelle que soit la complexité de vos besoins. Ainsi, l’utilisation de code-barres réduit considérablement les erreurs manuelles d’entrée de données. 

A l’heure de l’e-commerce et de l’omnicanal, la gestion des stocks se complexifie et devient chaque jour plus critique : disponibilité des articles et rapidité de traitement des commandes quelle que soit leur provenance (magasin, commande en ligne, …). Le premier enjeu pour les commerçants et les entreprises consiste dès lors à dimensionner leur activité logistique en fonction de leurs besoins réels.

Et la réponse la plus adaptée au client omnicanal est bien sûr ... la logistique omnicanale

Les outils de gestion de stock pour les commerces et TPE

Pas besoin de mettre en place une solution hyper sophistiquée et coûteuse quand on est une jeune entreprise ou un petit commerce. Mais ce n’est pas une raison pour faire tout à la main ou sur un tableur excel alors qu’il existe des logiciels dédiés.

 7 questions à se poser pour bien choisir son outil

Avant de choisir un système de gestion de stock, mieux vaut se poser quelques questions pour orienter son choix.

  1. Quel est le profil et la taille de votre entreprise ?
    B2C ou B2B ? Quels sont vos canaux de distribution (magasin, e-commerce, grossiste, …) local ou international ? Gestion de devises ? Nombre de références ? Gestion des fournisseurs ? Un ou plusieurs entrepôts, magasins, …
  2. Quels sont vos enjeux prioritaires ?
    Organiser et automatiser, augmenter la visibilité et améliorer la prise de décision, meilleure collaboration, qualité du service (plus rapide, plus fiable), gestion omnicanale (gérer online & offline en une plateforme)
  3. Open Source ou SaaS ?
    L’open source demande en général des compétences techniques tandis que le SaaS est une formule d’abonnement avec mise à jour régulière, offrant souvent plus de possibilités.
  4. Dans le cloud ou sur votre serveur ?
    Tout dépend de vos compétences internes. Le plus important est de choisir une solution évolutive qui puisse grandir en même temps que vous.Une solution cloud permet de travailler à distance, de n’importe quel terminal. Les budgets, très variables, dépendent des fonctionnalités demandées.
  5. Quelles fonctionnalités ? De quoi avez-vous vraiment besoin ?
    • Gestion du stock (en temps réel, un ou plusieurs entrepôts, retours, entrées & sorties)
    • Gestion des achats (création et suivi des achats, stock alerte, centralisation des contacts)
    • Gestion des ventes (création des produits, devis, bons de commande et factures, suivi des paiements, prise en charge de multiples devises, grilles tarifaires personnalisables, etc.)
    • Statistiques et reporting.  
  6. Quelles intégrations prévoir ?
    Vérifiez que le logiciel de gestion de stock s’intègre avec vos autres solutions business : comptabilité, e-commerce, CRM, …
  7. Importance de l’assistance & SAV
    N’hésitez pas à tester l’outil au cours d’une période d’essai. Vous pourrez ainsi tester la qualité du contact client. Assurez-vous que le logiciel est intuitif est facile à prendre en main. Surtout si plusieurs personnes doivent s’en occuper.

Un logiciel gratuit ? oui, mais …

En matière d’outils de gestion de stock, l’offre gratuite est réduite, a moins de fonctionnalités ou porte sur un nombre limité de produits. De plus, dans la plupart des cas, vous ne trouverez pas ou peu de support.

Ce n’est donc pas une bonne idée de baser son choix sur ce seul critère. Mieux vaut chercher l’outil qui correspondra le mieux à votre entreprise. D’autant que la plupart des logiciels payant offre une période d’essai gratuite.

Parmi les outils gratuits, en voici deux qui pourraient convenir pour une gestion de stock simplifiée.

  • OpenConcerto
    Monoposte ou multiposte, à télécharger ou sur le cloud. Gestion devis, factures, clients, articles, stocks, CRM, .. Licence gratuite à vie. Seule l’assistance est payante (système de jeton) ainsi que l’hébergement cloud (55€/mois/5 utilisateurs).
  • Dolibarr
    Logiciel modulaire qui intègre de multiples fonctionnalités (CRM, ERP, …)

Logiciels payants

La plupart des logiciels de gestion de stock proposent une période d’essai gratuite. Ce qui vous permet de vous rendre compte de leur adéquation à vos besoins. Toutefois, tester plusieurs logiciels est chronophage. Mieux vaut donc bien se renseigner en amont et comparer les fonctionnalités de chaque solution.

Parmi les logiciels de gestion de stock orientés PME, en voici quelques uns qui pourraient vous intéresser :   

  • Exact (deux versions : l’une orientée commerce et l’autre pour l’industrie)
    àpd 98€/mois – comptabilité & CRM, gestion des devis, des commandes, des stocks
    Se connecte à Prestashop
  • Erplain
    La gestion des stocks et des ventes pour TPE
    Se connecte avec Shopify et Quickbooks.
  • Monstock : la gestion sur mobile
    disponible sur application mobile (Google Play, et prochainement sur l’App Store).
    Tous les secteurs d’activité sont pris en compte : de la gestion d’entrepôt (WMS) au BTP, en passant par la vente en ligne, l’industrie ou encore les sociétés de déménagement et de stockage.
  • Odoo
    Logiciel de gestion de l’entreprise, tout en un. Plus complexe à mettre en œuvre mais extrêmement modulaire.

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