Automatisation au travail : outils et perspectives

Automatisation au travail : outils et perspectives

L’automatisation au travail suscite encore de nombreuses craintes (risque de la machine remplaçant l’homme) alors qu’elle est en réalité au service des travailleurs, les déchargeant de certaines tâches répétitives et fastidieuses, pour qu’ils puissent se consacrer à des activités plus valorisantes et stimulantes.

Le temps consacrés à des activités à forte valeur ajoutée ne représente que 40% des tâches quotidiennes d’un salarié. Alors, pourquoi s’épuiser sur des tâches ennuyeuses si on peut les automatiser ?  

Malgré tout, une majorité de travailleurs entretient un rapport ambivalent face à l’automatisation inéluctable de certains aspects du travail (intelligence artificielle, robotisation, automatisation des tâches administratives ou routinières, etc.). 

Remplacer des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée par des processus intelligents permet d’optimiser la gestion de votre entreprise – de la finance et des ventes jusqu'aux RH et aux opérations.   

Automatiser pour développer l’entreprise

Outil essentiel de la transformation numérique, l’automatisation est de plus en plus mise à profit.

  • Elle permet de se consacrer aux tâches qui améliorent l’expérience des clients
  • Elle augmente la productivité et réduit les coûts
  • Elle améliore la qualité, renforce la sécurité et favorise les transactions en temps réel
  • Combinée à l’analyse des données, à l’Internet des objets (IoT) et à l’intelligence artificielle (IA) , l’automatisation intelligente ouvre la voie à de tout nouveaux modèles d’affaires

Voici cinq raisons qui devraient vous inciter à automatiser toutes les tâches à faible valeur ajoutée de votre entreprise :

  1. Organiser la collaboration interne. des tableaux de bord visuels et intuitifs vous permettent de visualiser toutes les tâches et les objectifs en un coup d’œil, ce qui en facilitera le pilotage.
  2. Faciliter la circulation de l’information: Une information qui circule vite et est accessible facilement permet de dégager du temps pour d’autres tâches plus rentables.
  3. Réduire les coûts, les erreurs, les oublis.
  4. Améliorer le suivi opérationnel: suivre plusieurs projets, évaluer le temps consacré à chaque tâche, le nombre de demandes rejetées, … pour ensuite optimiser les processus.
  5. Optimiser les processus métier : la mise en place d’un processus clair et simplifié des actions à effectuer permet de clairement définir les rôles de chacun et d’accélérer la prise de décision.

Source : Livre blanc IBM

10 tâches à automatiser d’urgence

  1. Gestion des emails
    La gestion des emails est extrêmement chronophage dans les entreprises. Pour réduire cette charge de travail, veillez à créer des modèles d’emails standardisés ainsi que des réponses automatiques. Classez vos emails par projets ou catégories, utilisez les filtres afin de passer moins de temps à rechercher l’information.
  2. Devis et facturation
    De nombreux outils existent pour simplifier la gestion quotidienne comptable et commerciale. C’est le cas d’outils comme QuickBooks, Sellsy ou d’autres. Ils vous aident à créer des modèles de devis et de facture, automatiser les factures récurrentes, les relances, etc.
  3. Paiements
    Paypal ou Stripe s’intègrent à de nombreux systèmes de paiements en ligne, tels que SendOwl, ThriveCart ou un simple formulaire Paperform.
  4. Signature de documents en ligne
    HelloSign sert à ajouter votre signature électronique sur tous vos documents en ligne, des devis de vos fournisseurs aux documents administratifs, en passant par les offres que vous faites signer à vos clients.  
  5. Prise de rendez-vous
    L’outil de planification Calendly se synchronise avec vos agendas (Google Calendar, Outlook) et permet de configurer les e-mails de rappel.
  6. Suivi des prospects
    Un CRM comme Hubspot CRM est indispensable pour centraliser toutes vos informations sur un contact et assurer un suivi dynamique. Un outil d’e-mail marketing comme Mailchimp ou ActiveCampaign vous permettra ensuite de déclencher automatiquement des scénarios d’e-mails aux contenus pertinents et qualitatifs.
  7. Publications sur les réseaux sociaux
    Des outils comme MeetEdgar ou SocialBee vous aident à organiser et à planifier vos publications sur les réseaux sociaux.
  8. Recueil d’informations clients
    Pour gagner du temps avant un rendez-vous ou pour préparer un devis, Paperform, une appli de création de formulaires, vous servira à recueillir des infos pertinentes sur vos clients ou prospects.
  9. Maintenance de votre site web
    WordPress offre des possibilités d’automatiser la maintenance et des extensions visant à renforcer les mises à jour de sécurité automatiques.
  10. Back-up ordinateur
    Faire des back-up réguliers de vos fichiers est indispensable. Automatiser la sauvegarde intégrale sur Cloud reste la meilleure option. Blackblaze, Crashplan, ou tout autre logiciel de sauvegarde vous y aidera.

Quelques outils à tester

IFTTT  pour automatiser des tâches courantes

IFTTT (If This Then That) est l’outil le plus connu pour établir des interactions entre les différents outils numériques qu’utilise le marketing au quotidien et pour automatiser des tâches courantes.

On peut se servir d’IFTTT pour booster sa visibilité sur le web en partageant instantanément un même statut sur Facebook, Twitter et Linkedin. Pour simplifier l’archivage de ses données numériques en enregistrant automatiquement les pièces jointes d’un e-mail dans sa Dropbox. Pour faire de la veille en demandant à recevoir une alerte dès qu’un site internet traite d’un sujet qui nous intéresse.

Zapier pour créer des automatismes entre applications web

Zapier est un des meilleurs outils permettant l’automatisation de tâches. Quelques exemples :

  • actualiser automatiquement un CRM en fonction des réponses à un questionnaire ;
  • créer automatiquement une facture en ligne après avoir reçu un paiement par Stripe ou PayPal ;
  • donner automatiquement accès à une formation en ligne après une inscription ;
  • sauvegarder automatiquement un document envoyé à une adresse Gmail dans Dropbox ;
  • actualiser un tableau Trello avec les réponses fournies dans un formulaire Paperform.

Wappwolf pour faciliter l’archivage de données

Wappwolf est spécialisé dans l’archivage de données numériques. Il permet d’automatiser des tâches sur Dropbox et GoogleDrive pour, par exemple, convertir automatiquement les fichiers déposés dans un format prédéfini, les imprimer via Google Cloud Print ou les envoyer vers un autre cloud. Il donne aussi la possibilité de faire du traitement d’images et de convertir des fichiers audio.