Utiliser Notion pour gérer votre projet

1. Qu’est ce que Notion ?

C’est un des outils les plus complets et flexibles pour s’organiser. Pour faire très simple, c’est une application qui permet de créer des “pages” sur lesquelles vous pouvez écrire du texte, ajouter des images, créer des listes, mais surtout, créer des “bases de données” ce qui permettra de stocker des informations structurées, comme des contacts, des notes, des contenus, des tâches à accomplir, des projets, des articles à lire, etc.

Vous allez ensuite pouvoir utiliser ces pages et ces bases de données pour vous organiser de la manière qui vous convient le mieux !

Lorsque vous ouvrez Notion, vous partez d’une page blanche et vous allez créer ce que Notion appelle des “blocs” : des éléments qui peuvent par exemple être un texte, un titre, un bullet point, une image, un lien url ou… une base de données !

Pour créer ces “blocs”, tapez juste sur votre clavier “/” et puis le mot qui va avec. Si vous ne connaissez pas Notion, je vous conseille déjà d’explorer tout ce qui se trouve sous ce menu.

Bien-sûr Notion est collaboratif, et tout est sauvegardé en temps réel. Vous pouvez partager n’importe quelle page avec n’importe qui. L’application est accessible sur téléphone, tablette et ordinateur et c’est gratuit 😊

Un outil tout-en-un

En résumé, Notion est un outil tout-en-un qui rassemble tout ce dont vous avez besoin pour vous organiser.

• Gestion des tâches
• Création de docs
• Prise de notes
• Stockage de documents
• Gestion de projet
• Base de connaissance
• Collaboration
• Bases de données

2. Le petit glossaire de Notion

Si vous êtes nouveau sur Notion, vous pourriez vous sentir submergé par la richesse des fonctionnalités et des termes spécifiques utilisés dans l'application.

Pour vous aider à naviguer plus facilement dans l’outil, voici un petit glossaire des termes importants. Ce glossaire vous donnera une vue d'ensemble des concepts clés de Notion :

• Page : Une unité de base dans Notion, où vous pouvez créer et organiser du contenu. Vous pouvez ajouter du texte, des images, des bases de données, des listes et bien plus encore.
• Bloc : Les éléments de contenu individuels sur une page, tels que du texte, une image, un tableau, une liste, une citation, une base de données etc. Les blocs peuvent être déplacés, réorganisés et formatés de différentes manières.
• Base de données : Une collection de pages similaires organisées sous forme de tableau. Vous pouvez créer des bases de données pour suivre des projets, des tâches, des contacts, des idées, etc. Chaque ligne dans la base de données représente un enregistrement individuel.
• Propriété : Les colonnes d'une base de données sont appelées propriétés. Vous pouvez ajouter des propriétés personnalisées à une base de données pour suivre des informations spécifiques. Par exemple, une base de données de contacts peut avoir des propriétés telles que le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, etc.
• Vue : Une vue est une manière spécifique d'afficher et de visualiser les données d’une base de données. Il existe plusieurs types de vues disponibles : le tableau, la liste, le calendrier, le Kanban, la galerie et la vue chronologique. Les vues offrent une grande flexibilité pour adapter la visualisation des données à vos besoins et à vos préférences.
• Modèle de base de données : Un modèle de bases de données est une structure préformatée des pages d’une base de données. Elles fournissent une mise en page et des propriétés prédéfinies qui correspondent à un cas d'utilisation particulier. Lorsque vous créez une page dans une base de données à partir d'un modèle, vous bénéficiez d'une mise en place initiale qui facilite le démarrage et la personnalisation selon vos besoins spécifiques.
• Relation : Une relation est une liaison entre deux bases de données. Vous pouvez créer des relations pour relier des informations entre différentes bases de données, permettant ainsi une navigation et une référence croisée faciles.
• Tableau de bord : Une page de tableau de bord est une vue organisée qui affiche des informations agrégées à partir de différentes bases de données ou pages. Vous pouvez créer des tableaux de bord pour obtenir une vue d'ensemble de vos projets, tâches, statistiques, etc.
• Embed : La fonctionnalité d'intégration vous permet d'insérer des contenus externes dans Notion. Vous pouvez intégrer des vidéos, des calendriers, des formulaires, des cartes, etc., à partir de services tiers tels que Miro, Loom, YouTube, Google Calendar, Typeform, Google Maps, etc.

3. Un cas concret : La gestion de projet dans Notion

Maintenant que nous avons exploré les bases de Notion et les termes importants, voyons un cas d'utilisation concret de Notion pour la gestion de projets.

N’importe quel.le entrepreneur.e a besoin d’accomplir des projets pour faire grandir son activité, qu’iel travaille seul.e ou en équipe. Vous souhaiteriez par exemple :

• Avoir une vue d’ensemble sur les projets en cours et leur progression
• Pouvoir décomposer un projet en tâches et les assigner aux membres de votre équipe
• Avoir une vue globale sur toutes les tâches qui vous sont assignées, classées par date d’échéance
• Prendre des notes lors de réunions avec vos collègues sur l’avancée de chaque projet

Tout cela est réalisable avec Notion.

Il vous suffit de créer trois bases de données et de créer les propriétés que vous jugez utiles pour ces bases :

• Une base de données de projets
• Une base de données de tâches
• Une base de données de notes de réunions

Vous allez ensuite créer des relations entre ces bases de données afin que les informations communiquent entre elles et créer des tableaux de bord afin de consulter l’information en contexte et dans une disposition qui vous convient.

Sur votre page d’accueil de gestion de projet, vous pouvez afficher vos projets en cours sous forme de galerie, une vue de vos tâches avec celles arrivées à échéance, par responsable ou par projet, et enfin un calendrier avec toutes vos réunions du mois :

Ensuite, une fonctionnalité très puissante de Notion sont les modèles de base de données. Dans votre cas, vous aurez certainement envie de créer une structure réutilisable pour chacun de vos projets. C’est-à-dire que quand vous ouvrez votre projet, vous voudriez y retrouver toutes les tâches et les notes de réunion liées, comme ceci : 

Un autre avantage de Notion, c’est que chaque élément de votre base de données est une page en soi, dans laquelle vous pouvez créer le contenu que vous souhaitez. Donc, chaque tâche peut devenir un document de travail en lui-même : 

4. Une flexibilité sans limites pour tous vos cas d'usages

L'un des points forts de Notion réside dans sa flexibilité et sa capacité à s'adapter à une multitude de cas d'usages. Que vous soyez un.e entrepreneur.e solo, une équipe de 10 ou de 50 personnes, dans n’importe quel secteur, Notion peut répondre à vos besoins spécifiques et vous accompagner dans diverses tâches.

Vous pourrez par exemple utiliser Notion pour :

• Gérer vos contenus
• Gérer l’intégration des nouveaux employés dans votre entreprise
• Créer un wiki d’entreprise pour tous vos processus
• Créer une base de connaissances
• Planifier des évenements
• Suivre vos objectifs
• Faire de la gestion de projet agile
• Créer votre mini CRM

L'outil est réellement adaptable à tous les domaines et peut être utilisé de manière créative pour répondre à vos besoins spécifiques. Laissez libre cours à votre imagination et explorez les nombreuses fonctionnalités de Notion pour exploiter tout son potentiel.

5. La courbe d'apprentissage : se former pour en tirer le meilleur parti

Notion est un outil puissant et complexe, ce qui signifie qu'il peut nécessiter un temps d'apprentissage pour en maîtriser toutes les fonctionnalités et les meilleures pratiques. Si vous souhaitez exploiter pleinement le potentiel de Notion et créer des flux de travail efficaces, il est essentiel de vous former sur l'outil.

Pour cela, vous pouvez faire recours aux ressources suivantes :

• La documentation officielle de Notion sur https://www.notion.so/fr-fr/help
• La communauté Discord “Notion en Français” https://discord.gg/mhNrYv3r. En vous joignant à cette communauté, vous pouvez échanger des astuces, poser des questions et découvrir de nouvelles façons d'utiliser Notion pour améliorer votre productivité et votre organisation.
  Il existe de nombreux cours en ligne, articles et tutos vidéos de la part de la communauté d’utilisateurs.

Vous avez également la possibilité de vous faire accompagner par un expert. Ces experts peuvent vous aider à concevoir des flux de travail adaptés à votre activité, à concevoir votre espace Notion et à former vos utilisateurs.