Gestion de projet : outils et bonnes pratiques

1. Les bases de la gestion de projet

L’application de méthodes éprouvées et l’utilisation d’outils performants ne garantit pas le succès d’un projet. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’au cœur de chaque projet, il y a avant tout une équipe.  

L’humain au cœur de chaque projet

C’est l’équipe qui réussit ou non un projet. Sa motivation, son engagement, son esprit feront la différence. Et les compétences requises pour réussir dépassent largement le cadre des connaissances techniques.  Malheureusement, la gestion de projet se focalise trop souvent sur les méthodes, les process et les outils plutôt que de valoriser la dynamique du groupe : trouver les bons intervenants,  s’assurer qu’ils travaillent bien ensemble, valoriser et motiver chacun au sein du groupe.

Communication et coopération

Travailler en équipe n’est pas facile. Surtout lorsque les membres d’un groupe se connaissent peu. C’est pourquoi il est important choisir les membres d’une équipe non pas uniquement sur leurs compétences techniques mais aussi en fonction de leur capacité à coopérer et faire confiance aux autres.

Centraliser les communications et les documents en un seul endroit est indispensable. Les plateformes en ligne permettent de centraliser plannings, documents, commentaires et PV de réunion tout en favorisant les discussions instantanées liées au projet. Chaque collaborateur doit pouvoir être autonome, sans perdre des heures à chercher des informations.

Lean management

Il est loin le temps où les chefs de projet faisaient la pluie et le beau temps. Aujourd’hui, le succès d’un projet passe par une collaboration étroite et effective de tous les membres de l’équipe. Mais, comme rien n’est jamais acquis, il est important de tenir régulièrement des réunions d’évaluation et d’instaurer une démarche d’amélioration continue. Chacun ayant sa pierre à apporter au travail d’équipe.

Flexibilité et agilité 

Une planification trop rigide est génératrice de stress. Or, les projets sont de plus en plus complexes. Les imprévus sont inéluctables. La flexibilité est indispensable pour s’adapter aux changements.

2. 9 raisons d’utiliser un outil de gestion de projet 

Au fur et à mesure que votre entreprise grandit et que les tâches et les projets se multiplient, un outil de gestion de projet devient nécessaire pour vous et votre équipe.

La plupart des outils de gestion de projet sont faciles à prendre en main et ils offrent un tableau de bord et des fonctionnalités bien pratiques.  Voici quelques uns des avantages de ces outils :

1. Clarté : grâce aux tableaux de bord proposés par la majorité des outils vous aurez une vue d’ensemble, claire et précise, de l’état d’avancement du projet.
   
   
2. Collaboration : Les outils de gestion de projet vous aident à déléguer les tâches de manière adéquate et efficace. À les classer par ordre de priorité et à les assigner aux bonnes personnes.  
   
   
3. Planification : pour suivre la progression de l’équipe, planifier les réunions, informer en temps utile et échanger sur l’avancement du projet.
   
   
4. Partage : tous les documents et fichiers sont centralisés. Les membres de l’équipe y ont accès où et quand ils en ont besoin.
   
   
5. Communication interne et externe - possibilité d’envoyer des messages automatisés ou de créer des messages personnalisés.
   
   
6. Intégration avec d'autres applications et logiciels. Connectez tous vos outils et applications afin de réduire les risques d’erreur et les pertes de temps.
   
   
7. Prise de décision plus efficace grâce à un suivi du projet plus précis et à l’analyse des données qui vous permet de mieux évaluer ce qui doit être arrêté ou amélioré.
   
   
8. Satisfaction clients – possibilité d’intégrer un service d'assistance à la clientèle pour répondre aux questions et aux commentaires des clients.
   
   
9. Économie d'argent et d'énergie – fini de passer un temps précieux sur des tâches qui peuvent être automatisées.

3. 7 outils de gestion de projet en ligne

Plusieurs logiciels de gestion de projet ont des versions gratuites, mais elles sont généralement assez limitées. Toutefois, la plupart vous offrent une période d’essai gratuite. Prenez le temps de tester avant de choisir l'une ou l'autre solution. 

Voici quelques uns des outils de gestion de projet les plus utilisés par les entrepreneurs, freelances et PME.

TRELLO 

Trello repense la gestion de projets sous la forme d’un tableau (kanban), où chaque “carte” représente une tâche à exécuter. Après avoir défini votre liste de tâches, auxquelles vous pouvez assigner des personnes et des délais, il vous suffira de glisser-déposer les cartes d’une colonne à l’autre pour notifier l’avancement du projet.

Vous pouvez aussi inclure et partager des documents, des commentaires, etc. L’interface est totalement intuitive.

ASANA 

Tout comme Trello, Asana permet de créer et d’assigner des tâches aux membres d’une équipe, de les organiser en tableaux (ou boards). Les cartes peuvent être personnalisées et classées par catégories ou statut (non démarré, en cours, terminé).

La plateforme Asana comprend une fonction de messagerie directe et de groupe, et les messages envoyés dans la conversation peuvent être transformés en tâches exécutables en un seul clic.

Une vue calendaire permet de planifier des tâches et de voir les échéances à venir en un coup d’œil.

AIRTABLE

Un peu différent des deux outils précédent, Airtable est parfois comparé à un Excel sous stéroïdes.

Il permet de stocker des informations de tous types (noms, vidéos, images, concepts, objets, commentaires, …), de les structurer, de les partager entre collaborateurs et de les travailler sous différentes formes.

Là où Airtable se démarque, c’est qu’il permet une gestion dynamique des éléments : la tâche a t’elle été faite ? Untel a-t-il été contacté ? La liste de vérification est-elle complète ? Des champs peuvent être ajoutés ; les listes deviennent ainsi pratiques et fonctionnelles, peuvent être partagées, formatées, insérées…

On peut bien sûr partir d’une page blanche (mais le temps de prise en main est sans doute plus long) ou bien d’un des nombreux gabarits proposés pour à peu près tous les domaines d’activité (et c’est là la grande force d’Airtable).

Vous pouvez structurer vos données pour qu'elles ressemblent à un inventaire, un graphique Kanban, un calendrier, un catalogue ou tout autre document adapté à votre projet.

WIMI

C’est la solution de gestion de projet en ligne n°1 en France. Elle rassemble plus de 200 fonctionnalités pour organiser le travail de vos équipes, gérer vos projets et activités et communiquer efficacement en interne. L’organisation par espace de travail vous permet de structurer vos projets et de les mener de front sans risque de perte de visibilité.

Vous pouvez réunir vos équipes internes, vos collaborateurs externes, vos partenaires et clients sur la plateforme Wimi. La gestion fine des droits vous permet de gérer avec précision les droits d’accès aux différents espaces de travail, dossiers et modules de Wimi.

NUTCACHE

Autre outil tout-en-un bien pensé pour gérer et suivre vos projets en équipe de A à Z. Il facilite les flux de production en centralisant toutes les informations et les échanges des différents intervenants d’un projet. Vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 30 jours, avant de passer à un abonnement payant.

Les freelances et les entrepreneurs débutants aiment Nutcache car il inclut tout ce dont ils ont besoin, du suivi du temps passé sur les différentes tâches à la facturation et à la gestion des dépenses (pour un nombre illimité de clients dès que vous passez au forfait Pro).  

La gestion de l’avancement des projets se fait  à l’aide de tableaux, de listes ou de cartes, selon vos habitudes de travail. Vous pouvez inviter des collaborateurs, mais aussi des clients ou partenaires extérieurs à travailler avec vous sur vos projets, à partager des commentaires, des notes et des documents de toutes sortes.

La prise en main de l’outil est intuitive.   

BASECAMP

Basecamp est l'une des meilleures solutions de gestion de projet pour la collaboration. Il y a un forum de discussion, une application de chat, des utilisateurs illimités, des projets illimités et 500 Go de stockage. Mais il n'y a qu'un seul plan tarifaire : 99$/mois pour l’ensemble de votre équipe.

Ce qui explique que cet outil est généralement utilisé par de plus grands groupes ou des projets plus complexes.

FREEDCAMP

Freedcamp est une alternative open source « light » de à Basecamp pour les freelances. Gratuite ou bon marché. Projets illimités, tableaux Kanban, calendrier, gestion des tâches, suivi du temps, chat, etc. Il y a même des fonctions gratuites pour les enseignants, les étudiants et les Asbl. Toutefois, le stockage est mesuré en Mo, ce qui est un pas en arrière par rapport aux Go de la plupart des solutions de gestion de projet. 

4. Autres plateformes de gestion de projet en ligne

Les outils pour la gestion de projet sont nombreux. Si vous n’avez pas trouvé votre bonheur parmi les 7 mentionnés ci-dessus, en voici quelques autres, parmi les plus connus et appréciés :  

• Wrike
• ClickUp
• Monday   
• Hive
• TeamGantt
• LiquidPlanner
• Notion