Réaliser votre tableau de trésorerie

1. Budget prévisionnel & Tableau de trésorerie

Le budget prévisionnel permet de fixer les prix de vente et de vérifier la rentabilité potentielle de l'entreprise. Encore faut-il financer l'activité, c'est-à-dire disposer des fonds nécessaires aux bons moments. 

Le tableau de trésorerie (ou plan de trésorerie) permet de veiller à ce qu’il y ait, à tout moment, assez d’argent en caisse (ou sur le compte en banque). Si à un moment, vous n’avez plus d’argent pour payer vos créanciers qui réclament leur dû (même si le carnet de commande est plein, le produit génial, l’équipe au top), votre entreprise tombe en faillite ! Game over… Ici, il est question de "caisse" (ou de compte en banque) et de délais. Pour assurer la vie de l'entreprise, il faut qu'elle ait toujours de l'argent en caisse, de la "trésorerie". 

Gardez donc toujours en tête la maxime « Cash is king ! » Trop d’échecs (même de bons projets, en particulier dans une phase de croissance) viennent de là.

2. Construire son plan de trésorerie

En plus du budget, il est donc nécessaire de prévoir un plan de trésorerie. Cet outil simple permet de suivre facilement le financement de vos activités.

 Il reprend pour chaque période (habituellement le mois) : 

• le solde de départ, 
• les rentrées, 
• les dépenses, 
• et le solde à la fin de la période, lequel doit donc toujours être positif. 

Pour construire votre tableau de trésorerie :

• Partez de votre budget et imputez pour chaque période les dépenses et rentrées prévues au moment de leur paiement (encaissement ou décaissement).
• Tenez compte des délais de paiement. En effet, si vous achetez des matières en janvier, vous pouvez négocier de les payer en mars, de même qu'entre la vente de votre premier produit et le paiement sur votre compte en banque (ou en caisse) peut s'écouler un délai plus ou moins long (sachez qu'un délai moyen de paiement réel est d'environ 45 jours). Posez donc des hypothèses réalistes et prudentes quant aux délais, en fonction de votre projet et de votre secteur.
• Notez que les investissements, s'ils sont amortis sur plusieurs années dans le budget, sont repris à 100% dans le plan de trésorerie. En effet, bien qu'il soit logique d'amortir une machine sur plusieurs années, vous devez généralement la payer intégralement lors de l'achat.
• Les crédits, subsides, apports en capital,... doivent aussi être imputés au moment de leur mise à disposition de l'entreprise (attention aux délais de versement des subsides). N'oubliez pas non plus les aspects fiscaux et sociaux (cotisations, tva, versements anticipés d’impôts, pécules de vacances, primes de fin d’année, …). 

Ainsi, votre plan de trésorerie prévisionnel vous donne des indications quant aux montants à couvrir chaque mois. (voir Outils « Tableau de trésorerie (exemple) » et « Votre tableau de trésorerie »)

3. Equilibrer votre trésorerie

Pour le solde de trésorerie du début du premier mois (janvier si vous lancez l'activité le 1er janvier), déterminez les moyens qui seront mis à disposition de l'entreprise, c'est-à-dire le capital "libéré" (déposé sur le compte de la société) et les éventuels prêts bancaires ou autres sources de financement.

A retenir : Le solde en fin de mois ne peut pas être négatif ! Si c’est le cas, et que les créanciers demandent à être payés, c’est la faillite. Il faut alors :

• soit jouer sur les délais de paiement (être payé plus tôt et payer vos fournisseurs plus tard), 
• soit rajouter du financement (un emprunt ou du capital).

C'est en travaillant ainsi votre tableau de trésorerie que vous pourrez définir le niveau minimum de financement nécessaire pour démarrer et garder à tout moment une trésorerie positive. 

4. Quel niveau de trésorerie viser ?

Il parait que Bill Gates voulait avoir un an d’activité en réserve de trésorerie, afin de pouvoir rester indépendant et faire face à toute situation ! 

L'élémentaire prudence de gestion vous incitera à prévoir un minimum de réserves pour ne pas être en difficulté au moindre écart ou coup dur. Mais quel niveau de trésorerie viser ?

Tout dépend du niveau de sécurité que vous voulez avoir. Tenez compte de 2 points essentiels :

1. le démarrage commercial est généralement beaucoup plus long que prévu. C'est la notion de l'accès au marché ou "time to market" qui est fréquemment sous-évaluée : mettre en place toutes les démarches, vous faire connaître, convaincre les premiers clients, assurer les suivis administratifs et logistiques, vous faire payer, ... tout prend du temps.

2. à l’instar de Bill Gates, au plus vous avez de la trésorerie en réserve, au plus vous pouvez voir venir, et vous adapter en cas de difficulté ou d’évolution. Idéalement, prévoyez donc de quoi couvrir 3 à 6 mois de dépenses, ce qui doit vous permettre de bien piloter votre entreprise.

Exemple : un créateur qui débute en mars, paiera durant ce mois des frais d'établissement, l'achat de sa machine de production, les matières premières nécessaires à la production du mois, le loyer, l'assurance, sa rémunération. Vu le temps de production et le temps pour convaincre puis conclure les ventes avec les premiers clients, il ne vend rien ce mois de mars. En avril, il paie les mêmes dépenses et vend un premier lot qui lui sera payé le mois suivant. Dans cet exemple, puisqu'il n'y a pas encore de rentrée d'argent en mars et avril, la jeune entreprise doit financer à 100% ces deux premiers mois d'activité, et cela par son capital de départ ou un emprunt bancaire.

5. Importance des délais de paiement

Le jeu de la trésorerie et des différentes sources de financement consiste à avoir toujours en caisse de quoi payer les dépenses.  Surveillez bien les délais de paiement de vos clients et négociez ces mêmes délais avec vos fournisseurs. 

Cette notion de besoin de financement (les financiers parlent de "fonds de roulement" et "besoin en fonds de roulement") est d'une importance vitale pour votre entreprise. Ne pas l'avoir prévu, c'est se mettre dès le départ en difficulté financière.

Il est à noter que dans certains cas, le cycle des paiements fait que l'entreprise est mécaniquement en situation de trésorerie positive. C'est l'exemple du grand magasin qui paie ses fournisseurs à 3 mois et ne met qu'1 mois pour écouler la marchandise tandis que les clients paient directement au comptant. Le grand magasin encaisse donc l'argent de la vente de ses produits directement et ne les paie que deux mois plus tard. Il dispose donc de l'argent durant ces deux mois et peut les placer en obtenant des intérêts (appelés produits financiers). 

6. Financement de la croissance

En phase de croissance, il est fréquent que le besoin de financement augmente (trésorerie nécessaire pour payer les activités au jour le jour). Paradoxalement, certaines entreprises sont ainsi en danger quand leurs affaires évoluent trop bien trop vite, alors qu'elles n'adaptent pas leur structure financière.

C'est pourquoi les financiers insistent avec raison sur la nécessité pour les PME de disposer de capitaux conséquents, ce qu'on appelle aussi les "fonds propres" (capital + bénéfices mis en réserve). En fonction de la croissance, il sera indispensable de les faire évoluer (par augmentation de capital ou en mettant régulièrement les bénéfices en réserve) ou au contraire d'adapter le rythme de croissance aux moyens disponibles et donc de refuser ou postposer des clients ! Voir outil « Financement de la croissance ». 

7. Gérer activement votre trésorerie

On estime en général qu'au moins 1 faillite sur 4 est causée par le non-recouvrement des créances... La gestion active de vos créances (faire payer vos clients plus vite, faire payer des acomptes, ...) et de vos dettes (en négociant les délais les plus longs) est un élément très important à mettre en place dès le départ. Par exemple, faire passer votre délai de paiement fournisseur de 1 à 2 mois peut diminuer de moitié votre besoin de financement ! 

4 points à suivre :

• Tenez votre tableau de trésorerie à jour (très régulièrement si votre trésorerie est tendue ou si vous êtes en phase de forte croissance nécessitant du financement complémentaire). Pratiquement, ne laissez pas vos clients payer en retard, négociez vos conditions de paiement avec vos fournisseurs, ne vous contentez pas de regarder vos extraits bancaires. Complétez au fur et à mesure vos prévisions d’encaissements et de décaissements à venir.
• Limitez au maximum les délais de paiement octroyés aux clients.
  
• Allongez les délais fournisseurs (dans une proportion honnête, en respectant les pratiques commerciales)
• Réduisez les stocks au minimum, tout en évitant les ruptures.

Astuce

• Pour être efficace et gagner du temps, suivez avec précision les chiffres importants, les gros clients, les grosses dépenses, et utilisez des ordres de grandeur pour le reste.
  Par exemple, pour vos frais généraux, (loyer, comptabilité, charges, téléphonie, ...), estimez en gros le coût mensuel (1.000 euros par mois par ex.).
  
  
• N’oubliez pas les placements. En cas de trésorerie positive, ne laissez pas dormir cet argent et voyez avec votre banquier comment le placer au mieux en fonction de vos besoins prévisionnels. 

8. Outils et partenaires utiles

Il est intéressant de savoir que des opérateurs financiers peuvent prendre en charge la récupération de vos créances (des sociétés de crédit-factoring). Si vos créances sont nombreuses et délicates à récupérer, il peut être intéressant d'en sous-traiter le recouvrement.

De même, un bureau juridique peut vous assister efficacement par l'envoi systématique de procédures de rappel et d'assignation à payer. Pour cela il faut mettre au point une procédure et quelques outils simples (conditions générales de vente, lettre de rappel et assignation), dont le coût peut être reporté sur les mauvais payeurs !