Les outils de gestion comptable de l'entreprise

Objectif Objectifs

Construire une entreprise performante, profitable et durable

Quand Quand?

Tout au long de la vie de l’entreprise

Avec Qui? Avec qui?

Seul ou avec un partenaire spécialisé

L'essentiel

Comme pour la plupart des entrepreneurs, la gestion comptable n’est probablement pas votre tâche préférée. Pourtant, c’est la clé d'une croissance saine de votre activité, dès lors qu’elle vous aide à identifier les postes de dépenses et de revenus, à anticiper les variations d’activité et à maîtriser les coûts.

Si vous démarrez votre activité comme indépendant, vous vous demandez peut être comment gérer votre comptabilité ? Faire appel à un comptable, en tout ou en partie ? Utiliser un logiciel comptable ? Les deux ?   

Le SPF Economie a publié en 2018 une brochure "Comment gérer la comptabilité de mon entreprise" qui vous éclairera sur vos obligations comptables.

Ce qu’il faut savoir

Tous les entrepreneurs ne sont pas soumis au même régime comptable. Les obligations varient en fonction du type d’entreprise :

  • Entreprise individuelle (personne physique)  une comptabilité simplifiée suffit.
  • TPE: comptabilité double et comptes annuels simplifiés selon un schéma conçu pour elles
  • PME: double comptabilité complète et publication des comptes annuels obligatoires.
  • Petite ASBL: comptabilité simplifiée possible

Gestion comptable   

Pour d’évidentes raisons budgétaires, de nombreux entrepreneurs gèrent tout ou partie de leur comptabilité eux-mêmes. Dans ce cas, le choix d’un logiciel comptable simple, performant et évolutif est essentiel.

5 outils de comptabilité en ligne

Face à la diversité des solutions, il ne s’agit pas trouver le logiciel le plus complet au meilleur prix, mais plutôt de choisir celui qui offrira les fonctionnalités les plus adaptées à votre activité et à votre situation. En voici quelques uns.

Winauditor
Un logiciel de comptabilité et de gestion commerciale belge, intuitif et complet. Et une équipe support attentive. Fonctionnalités : digitalisation des documents comptables, archivage, automatisation des tâches comptables, tableau de bord et reporting sur mesure, accès pour expert-comptable.  Option facturation.

Sage Bob
Conçu pour que les PME, les commerçants et les artisans puissent gérer facilement leur comptabilité dans le cloud et collaborer avec leur comptable. Cette solution professionnelle, 100% conforme à la législation belge, inclut les outils indispensables pour automatiser vos tâches répétitives, gérer vos comptes et vos déclarations TVA.   

Winbooks
Autre logiciel belge qui fonctionne dans le cloud. Solution comptable souple et intuitive, 100% personnalisable, qui s’adapte aux besoins spécifiques de chacun.  Comptabilité analytique, facturation, gestion des immobilisés, analyse bilantaire, …

Horus
Un logiciel comptable nouvelle génération. Collecte de documents simplifiée, encodage automatique grâce à l’intelligence artificielle. App mobile performante. Tableaux de reporting personnalisés. Import et traitement des CODA. API pour connecter à de nombreux outils. Outil de facturation simple.

Odoo
Odoo est une suite complète d'outils de gestion répondant à tous les besoins des entreprises. Sa flexibilité est telle que les apps peuvent être ajoutées au fur à mesure de la croissance de votre société.

L’interface en ligne est intuitive et rapide. L’outil de gestion comptable offre de multiples fonctionnalités et votre comptable peut accéder à votre espace Odoo.   

 

Gestion des notes de frais  

Traiter ses notes de frais manuellement sous Excel est plutôt fastidieux. Et pour les PME, la gestion des dépenses professionnelles des employés peut vite devenir chronophage. C’est pourquoi, il existe de nombreuses solutions pour gérer les notes de frais. Les éléments à prendre en compte lors de la sélection sont les suivants :

  • La personnalisation (fonctionnalités paramétrables et évolutives)
  • La mobilité (solution accessible à tout moment)
  • La conformité à la législation en vigueur (dématérialisation et stockage des justificatifs)
  • La sécurité (sécurisation des data)
  • La simplicité : outil facile à prendre en main et accès rapide aux données clés
  • Flux de validation fluide

4 outils pour encoder vos notes de frais 

Face à la multiplication des solutions, voici quelques outils intéressants :

Rydoo (anciennement Xpenditure)
Cette appli belge, complète et simple à utiliser, scanne vos justificatifs de dépenses, est capable de repérer les doublons. Rydoo offre la possibilité aux managers de valider une dépense en temps réel ou de gérer les dépenses à grande échelle en paramétrant des filiales et succursales à l’étranger. Les données et rapports peuvent être directement exportés sous plusieurs formats et transférés vers les principaux logiciels comptables.

Onexpense
Appli mobile qui permet, par une simple photo d'un ticket de caisse ou d'une facture, de ventiler par TVA et type de dépense, quel que soit le pays où la dépense a été effectuée. Les frais sont ensuite réunis sous les formats de fichier les plus populaires, CSV, Excel ou PDF pour archivage ou envoi à votre comptable.

Cet appli pratique et simple dépend toutefois de la photo prise, essentielle au bon fonctionnement de l'appli.

Mooncard
Cette solution innovante consiste en une carte d’entreprise qui intègre paiement et gestion des notes de frais. Adossée à une solution d’intelligence artificielle, la carte Mooncard, de type Mastercard classique, permet de payer et gérer les frais professionnels plus efficacement.

À chaque paiement, l’employé reçoit une notification sur son mobile.  Il déclare ses dépenses en temps réel en prenant une photo du justificatif papier.  L’ensemble du process administratif est ensuite automatisé.

Le comptable ou le patron, garde la main pour préciser les droits de dépense, et peut bloquer la carte pour certains achats.  Toute la gestion des notes de frais est directement automatisée.  

Odoo expenses
Gérer les notes de frais des employés n'a jamais été aussi simple. Qu'il s'agisse de frais de déplacement, de fournitures de bureau ou d'autres dépenses professionnelles, tous les reçus et toutes les notes de frais sont regroupés dans un tableau de bord des frais et dépenses. Créer, valider ou refuser les frais se fait en un seul clic.

Ce module est complètement intégré avec les autres apps d’Odoo (facturation, comptabilité, parc automobile, …)

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